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Idéias de Negócio

Automação comercial
Apresentação do Negócio
Aviso: Antes de conhecer este negócio, vale ressaltar que os tópicos a seguir não fazem parte de um Plano de Negócio e sim do perfil do ambiente no qual o empreendedor irá vislumbrar uma oportunidade de negócio como a descrita a seguir. O objetivo de todos os tópicos a seguir é desmistificar e dar uma visão geral de como um negócio se posiciona no mercado. Quais as variáveis que mais afetam este tipo de negócio? Como se comportam essas variáveis de mercado? Como levantar as informações necessárias para se tomar a iniciativa de empreender?
Automação, em sentido amplo, é a capacidade de se executar comandos, obter medidas, regular parâmetros e controlar funções automaticamente, sem a intervenção humana. Também é sinônimo de integração entre um ou mais sistemas de controle de determinado equipamento, com o objetivo de propiciar maior conforto, informação e segurança.
Automação comercial é um recurso para transformar tarefas manuais repetitivas em processos automáticos, realizados por máquinas. Por meio dela, tarefas suscetíveis a erros humanos – anotação do peso de uma mercadoria, preenchimento de um cheque, por exemplo –, quando feitas de maneira informatizada, ganham velocidade e eficiência. Em relação ao negócio, automatizar equivale a informatizar todas as operações internas da empresa e integrá-las com fornecedores, bancos, serviços de proteção ao crédito, operadoras de cartões de débito e crédito, Fisco, entre outros.
No ramo do varejo, cresce o número de empresas que possuem um sistema de automação comercial para atender às obrigações fiscais. Em geral, o sistema é subaproveitado no gerenciamento do negócio - em razão de suas limitações ou devido ao despreparo do empreendedor.
Não basta a preocupação somente com as vendas ou com o atendimento ao público. É preciso organizar a empresa em seu conjunto, saber onde o dinheiro está sendo empregado, controlar gastos e despesas financeiras, pois só assim os ganhos que se conquistam na venda não serão perdidos na retaguarda.
Quanto mais completo for o sistema em sua retaguarda (controle de estoque, contas a pagar, contas a receber, bancos, etc.) e frente de caixa, maiores serão as vantagens para o negócio. Por isso, a automação comercial começa a ser entendida pelo empreendedor como um investimento necessário para aperfeiçoar sua gestão e obter eficiência e produtividade.
Sistemas de automação comercial precisam ser muito bem desenvolvidos, de forma a não oferecer possibilidade de venda desconectada do sistema emissor de cupom fiscal, para evitar fraudes. O mercado oferece hoje sistemas com funcionalidades diferenciadas para variados segmentos, como por exemplo:
- alimentação (bares, restaurantes, lanchonetes, padarias, confeitarias, sorveterias, casas noturnas): venda descentralizada por meio de comandas eletrônicas e terminais touch screen, favorecendo a presença mais ativa do garçom junto ao cliente;
- varejo e micro varejo (vestuário, lojas de materiais de construção, eletroeletrônicos, magazines, móveis, farmácias): pré-vendas, por meio de PDAs e terminais touch screen, catálogos eletrônicos, web commerce;
- hotelaria (hotéis, pousadas, albergues, flats): reservas, check in, check out dos hóspedes;
- supermercados: geração de informações por meio de balanças inteligentes, exibição eletrônica dos preços diretamente nas gôndolas;
- postos de combustíveis: controle integrado das bombas, serviços, loja de conveniência.
Caixas registradoras mecânicas e eletromecânicas foram precursoras da automação comercial e revolucionaram a gestão do comércio – as primeiras apareceram nos Estados Unidos em 1878. Na sequência da evolução tecnológica, surgiram as caixas registradoras eletrônicas, cujo foco se concentrou na operação de registro e totalização das compras efetuadas.
Com o objetivo de combater fraudes e evitar a sonegação, o Fisco brasileiro criou a obrigatoriedade do Emissor de Cupom Fiscal (ECF). Trata-se de um equipamento homologado pela Comissão Técnica Permanente do ICMS, órgão ligado ao Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ).
O ECF emite o cupom fiscal com maior controle e confiabilidade dos registros das operações de vendas, além de simplificar as responsabilidades fiscais. Com auxílio de um modem acoplado ao equipamento, o administrador pode enviar ao Fisco, de forma remota, os dados das operações realizadas.
A obrigatoriedade do ECF serviu como um incentivo às iniciativas de automação nos demais setores da empresa. Atualmente, o conjunto de equipamentos disponíveis no mercado compreende, entre outros:
- balança eletrônica;
- coletor de dados;
- contador de notas;
- contador de moedas;
- CPU de varejo (integrado a monitor touch screen);
- display para clientes;
- equipamento para transferência eletrônica de fundos (TEF);
- emissor de cupom fiscal (ECF);
- gaveta modular;
- impressora de códigos de barra;
- impressora de cheque;
- impressora fiscal (IF);
- impressora térmica;
- leitor de código de barra (portáteis e de mesa);
- “maquininha” (para transações via cartão de débito ou crédito);
- máquina registradora (MR);
- microterminal fiscal;
- teclado modular;
- terminal de consulta de preços;
- terminal ponto de venda (PDV);
- terminal multimídia;
 
Alguns benefícios proporcionados pela automação comercial:
- rapidez na verificação de informações;
- agilidade no atendimento do caixa;
- maior comodidade para o consumidor;
- redução de tarefas manuais;
- diminuição de erro nas vendas;
- aumento no fluxo de clientes por check out;
- melhoria nos índices de satisfação dos clientes;
- maior segurança e agilidade na troca e devolução de mercadorias;
- aumento na confiabilidade dos processos;
- redução de custos;
- facilidade para apuração de resultados;
- menor desgaste dos funcionários;
- segurança e agilidade em inventários;
- aumento da produtividade;
- melhorias na gestão do negócio;
- redução da burocracia;
- agilidade na apuração dos impostos;
- eficiência no processo de fiscalização.
 
Desde 2010, empresas que operam pelo regime de lucro real devem cumprir as obrigações do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), conjunto de normas para transmissão de informações contábeis para o governo, instituídas pelo Decreto n º 6.022, de 22 de janeiro de 2007.
O SPED é formado por três subprojetos: Escrituração Contábil Digital (SPED Contábil), Escrituração Fiscal Digital (SPED Fiscal) e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
O SPED-Contábil consiste na substituição da escrituração em papel. Trata-se da obrigação de transmitir em versão digital os seguintes livros: Diário e seus auxiliares, caso houver; Razão e seus auxiliares, se existirem; Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
A partir do seu sistema de contabilidade, a empresa gera um arquivo digital no formato especificado no anexo único à Instrução Normativa RFB nº 787/07. Este arquivo é submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA) fornecido pelo SPED.
Assinados a escrituração e o requerimento, a empresa realiza a transmissão para o SPED. Concluído o procedimento, será fornecido um recibo que deve ser impresso, pois contém informações importantes para a prática de atos posteriores.
O atraso na entrega do SPED Contábil acarreta multa de R$ 5 mil por mês de atraso. As sociedades simples e as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas desta obrigação.
O SPED Fiscal é um arquivo digital que reúne o conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte. Este arquivo deve ser assinado digitalmente e transmitido ao ambiente SPED via internet todos os meses.
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) vem sendo implantada, de forma integrada, pelas Secretarias de Fazenda dos Estados e Receita Federal do Brasil. O sítio eletrônico www.nfe.fazenda.gov.br contém informações sobre o NF-e, detalhes técnicos, modelo operacional e a legislação já editada sobre o tema.
Por sua vez, a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é um documento de existência digital, gerado e armazenado eletronicamente pela prefeitura ou por outra entidade conveniada, para documentar as operações de prestação de serviços. Esta iniciativa decorre do Protocolo de Cooperação ENAT nº 02, de 7 de dezembro de 2007, entre Receita Federal do Brasil (RFB) e Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (ABRASF).
Nos próximos anos, o SPED será uma obrigação para todas as empresas. Para se preparar para essa nova realidade de escrituração digital, elas precisam treinar pessoas, adequar processos e, principalmente, investir em sistemas de automação integrados. Não basta atender apenas ao Fisco. As empresas, principalmente as PMEs, devem aliar a necessidade de automação fiscal aos benefícios da automação comercial.
 
Este documento não substitui o plano de negócio .Para elaborá-lo procure o Sebrae.
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