Fique por dentro do que é o controle de contas a receber e a relevância dele para o sucesso do seu negócio.
Maikon Richardson
· 18/11/2014 · Atualizado em 12/04/2023
O que é o controle de contas a receber?
Uma boa gestão financeira é essencial para a efetividade de um negócio. Segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), no Brasil, 48% das empresas fecham em até três anos, e um dos principais motivos é a falta dessa gestão eficiente.
E entre as práticas imprescindíveis para que isso não aconteça está o controle de contas a receber.
Para muitos, ele pode até parecer mais uma atividade administrativa irrelevante, mas faz toda a diferença no planejamento do fluxo de caixa de uma empresa.
Vamos conversar mais sobre o controle de contas a receber?
Neste artigo, abordaremos o conceito e a importância dessa aplicação, conheceremos a diferença entre contas a receber e contas a pagar e daremos algumas dicas para uma boa gestão e mais um exemplo prático para facilitar o entendimento. Boa leitura!
O controle de contas a receber é resumidamente uma administração de todos os valores que uma empresa tem a receber de terceiros. Na maior parte das vezes, a origem desses recebíveis é de vendas a prazo.
Então, as contas a receber funcionam como um acordo entre empresa e cliente, que, quando não cumprido, pode afetar a saúde financeira do negócio.
Portanto, é essencial determinar e deixar claras as políticas de venda a prazo e educar os clientes para não haver alto índice de inadimplência.
O fato é que a gestão de contas a receber deve ser bem feita e o mais detalhada possível, independentemente da proveniência dos valores, pois com esse controle você consegue verificar se as entradas serão suficientes para cobrir as saídas e também comparar com controles financeiros antigos e transferir orçamentos quando necessário.
Qual é a diferença entre contas a receber e contas a pagar?
As contas a pagar são as obrigações que uma empresa tem a cumprir, por exemplo, o pagamento de fornecedores.
Já as contas a receber, como vimos no tópico anterior, são os valores que uma empresa tem direito a receber de terceiros, como das vendas a prazo.
Na gestão financeira, esses dois controles andam lado a lado. Ou seja, todo esse fluxo deve ser acompanhado de perto para que a receita da empresa seja positiva.
Qual é a importância do controle de contas a receber para uma empresa?
O controle de contas a receber é primordial para conhecer uma empresa e realizar seu planejamento de curto prazo.
Com ele, você tem em mãos informações fundamentais para tomada de decisões certeiras e para antecipação e preparação dos momentos de crise.
Por exemplo, é possível estimar se o capital de giro será suficiente para realizar os pagamentos de fornecedores ou se será necessário recorrer a outras fontes, como um financiamento.
Também facilita o acompanhamento da regularidade de pagamento para programação, com antecedência, de ações de cobranças, além de identificar o grau de concentração de vendas e o perfil e a qualidade dos clientes.
Fazer uma boa gestão de contas a receber
O grande segredo para um bom controle de contas a receber é a organização. Afinal, com ela é mais fácil ter uma visão macro das finanças da empresa.
Pensando nisso, separamos algumas dicas para o sucesso do controle de contas a receber:
Deixe registradas todas as contas a receber
Um truque é estabelecer as contas a receber por ordem cronológica de recebimentos e categorizar por valores. Lembre-se de fazer o acompanhamento mensal desse controle.
De nada adianta registrar as contas, se não houver um acompanhamento rigoroso dos pagamentos, registrando as datas desses recebimentos para saber, por exemplo, quais são seus clientes que sempre pagam as contas em dia.
Implemente um sistema eficiente de cobranças
Alguns empreendedores se sentem desconfortáveis com a prática de cobranças, mas deixar a vergonha de lado é muito importante nesse caso.
Você prestou um serviço ou vendeu um produto e deve receber por isso, certo?
Fique de olho nos prazos e envie notificações de cobranças para os clientes.
Às vezes eles só precisam de um lembrete para realizar o pagamento.
Para facilitar, você pode buscar alguma ferramenta que automatize essas cobranças, por exemplo. Existem várias opções de sistemas automatizados que podem te ajudar nessa tarefa.
A maioria envia lembretes via e-mail e, alguns, ainda avisam os devedores via mensagem de celular (SMS) ou WhatsApp.
É só pesquisar que você vai encontrar diversas opções de sistemas com essa finalidade.
Ofereça uma negociação da dívida
Faça contato com os seus clientes e conceda uma oportunidade de negociação. Mas, antes de tudo, estude suas contas para que essa negociação seja satisfatória para você também.
Você pode oferecer vantagens como mais de uma forma de pagamento, parcelamento da dívida, redução do valor ou congelamento de juros.
É interessante utilizar alguma data comemorativa como incentivo para fazer uma campanha de negociação.
Black Friday ou a Semana do Consumidor, por exemplo, são boas opções de datas para fazer uma campanha deste tipo.
Algumas empresas oferecem esse serviço de negociação de dívidas de forma terceirizada, recebendo uma comissão pela quantidade da dívida recebida.
Dessa forma, você pode contar com uma ajuda especializada e pagar somente relativo ao que de fato receber.
Valorize os clientes que pagam em dia
Conceda um desconto na próxima fatura para quem paga antecipado ou até mesmo um brinde. O importante é incentivar essa prática, pois é muito vantajosa para o seu caixa.
Já tem ficado bastante comum, em boletos, conceder o desconto já na hora do pagamento para aqueles clientes que pagam em dia.
Um pequeno desconto, muitas vezes é o suficiente para estimular aquele cliente a não se esquecer do pagamento e existem formas bem práticas de fazer isso hoje em dia.
Só tome cuidado para que a prática não comprometa o lucro da sua venda.
Conte com recursos digitais
Para manter um bom controle de contas a receber, você pode contar com o apoio de plataformas digitais.
Uma das mais utilizadas é a planilha, feita em programas como o Excel, que facilita muito o gerenciamento das empresas.
No próximo tópico, apresentaremos uma demonstração de uma planilha simples de controle de contas a receber.
Contas a receber na prática: Exemplo
Não há nada melhor do que aplicar um conceito no dia a dia para esclarecer as dúvidas, não é mesmo? Por isso, trouxemos aqui uma demonstração do controle de contas a receber de um negócio.
Neste caso, vamos utilizar os dados abaixo, da empresa fictícia Calypso Ltda., relativos a vendas a prazo e aos recebimentos:
Vendas a prazoVenda no dia 01/09 para Bento Ltda., no valor de R$ 2.200,00, com vencimento da duplicata nº 342 para 05/09; Venda no dia 04/09 para Camila Moda Ltda., no valor de R$ 800,00, com vencimento da duplicata nº 300 para 10/09; Venda no dia 08/09 para Raquel Flores, no valor de R$ 500,00, com vencimento da duplicata nº 400 para 22/09; Venda no dia 15/09 para Marina Silva, no valor de R$ 850,00, com vencimento da duplicata nº 500 para 25/10; Venda no dia 21/09 para Alex Manuel, no valor de R$ 730,00, com vencimento da duplicata nº 200 para 28/09; Venda no dia 28/09 para Rocha e Rocha Ltda., no valor de 1.000,00, com vencimento da duplicata nº 100 para 30/10. |
|
Recebimentos Em 02/10, R$ 780,00 da duplicata nº 400, com desconto de R$ 20,00; Em 13/10, R$ 850,00 da duplicata nº 300, com juros de R$ 50,00; Em 14/10, R$ 1.200,00 da duplicata nº 342; |
Com essas informações, apresentamos a Planilha de Controle de Contas a Receber preenchida:
|
Ordem |
Empresa: |
Calypso Ltda. |
|
|
|
|
|
|
Mês: |
Setembro |
|
Controle de Contas a Receber |
Recebimento |
|||||||||
|
Data |
Cliente |
Docum. |
Venct. |
Valor |
Data |
Valor |
Desconto |
Juros |
Obs. |
|
|
1 |
01/09/2022 |
Bento Ltda. |
342 |
05/09/2022 |
2.200,00 |
14/10/2022 |
1.200,00 |
|
|
|
|
2 |
04/09/2022 |
Camila Moda Ltda. |
300 |
10/09/2022 |
800,00 |
13/10/2022 |
850,00 |
|
50,00 |
|
|
3 |
08/09/2022 |
Raquel Flores |
400 |
22/09/2022 |
500,00 |
02/10/2022 |
780,00 |
20,00 |
|
|
|
4 |
15/09/2022 |
Marina Silva |
500 |
25/10/2022 |
850,00 |
|
|
|
|
|
|
5 |
21/09/2022 |
Alex Manuel |
200 |
28/09/2022 |
730,00 |
|
|
|
|
|
|
6 |
28/09/2022 |
Rocha e Rocha Ltda. |
100 |
30/10/2022 |
1.000,00 |
|
|
|
|
|
|
Soma |
6.080,00 |
|
2.830,00 |
20,00 |
50,00 |
|
||||
Como podemos verificar na planilha, a empresa Calypso Ltda. Vendeu a prazo, no mês de setembro, R$ 6.080,00.
E até o dia 14 de outubro havia recebido R$ 2.830,00, tendo concedido R$ 20,00 de desconto e recebido R$ 50,00 de juros.
Com um controle de contas a receber como esse, quando verificado mensalmente, a organização das cobranças de clientes ficará bem mais fácil e tende a gerar riscos menores de inadimplência para a empresa.
Essa é uma planilha de cálculo bem simples, e você pode fazer o download clicando aqui e aplicar na sua empresa.
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Wed Apr 12 18:52:43 BRT 2023
Veja como calcular custos e preço de venda na prestação de serviços
Afinal, o que é preço de venda? Saber calcular os custos e preço de venda na prestação de serviços é muito importante para os pequenos negócios empresariais, formados pelas micro e pequenas empresas (MPE), pois dá um maior controle das despesas, o que é necessário para manter as contas sempre em dia e não perder benefícios. Mas esta é uma dúvida recorrente entre muitos empreendedores. A falta de informação e /ou a não utilização da ferramenta contábil prejudica a tomada de decisão. Por isso, o gestor deve enxergar o contador como aliado para seus negócios. Por outro lado, o profissional contábil deve conhecer os recursos da ferramenta contábil e garantir informações precisas para que o gestor possa tomar as decisões mais acertadas, garantindo dessa forma vantagens competitivas. Pensando nisso, elaboramos este artigo com informações essenciais para calcular os custos e preços de venda na prestação de serviços, com o uso da ferramenta contábil. Entender o conceito de preço de venda ajuda a calcular de forma correta os custos e preços na prestação de serviço, o que é essencial para o sucesso de seu negócio. Trata-se do valor que a empresa cobra para manter o negócio e obter ganhos, que deve ser o suficiente para pagar todos os custos dos produtos e serviços ofertados e ainda sobrar para a empresa ter lucro nas operações. O preço de venda, então, tem o objetivo de gerar uma margem de lucro, além de cobrir despesas como: materiais; equipamentos; mão-de-obra; pagamento de contas (aluguel, água, luz); imprevistos. O preço de venda deve ser competitivo e, na medida do possível, ser melhor que o da concorrência, deve permitir a manutenção do cliente e a expansão das vendas. A importância de calcular os custos e preços de venda Calcular os custos com uma ferramenta contábil ajuda o empreendedor no desafio de encontrar o preço ideal para não ter prejuízo quando for cobrar dos clientes e, mais uma vez, você deve lembrar: o seu contador é o seu melhor aliado! Para decidir sobre o preço de venda na prestação de serviços é preciso, além de conhecer todos os custos e despesas, sem deixar nada de fora, também olhar um pouco para o “terreno do vizinho” e verificar o preço praticado na concorrência. Afinal de contas, como você sabe, os clientes estão sempre pesquisando preços e, simultaneamente, procurando qualidade, tanto dos serviços quanto do atendimento. Assim, os preços calculados por fórmulas servirão apenas como um referencial para comparação com os de mercado. Isso não significa dizer que não devemos calculá-los, ao contrário, esse cálculo nos dará um parâmetro para avaliarmos se a nossa estrutura de custos nos permite ser competitivos. E como calcular os custos de preço e venda da prestação de serviços? O preço de venda precisa sempre ser revisto, seja por aumento no preço de compra de materiais empregados na prestação dos serviços, por exigência dos consumidores ou pela concorrência, e assim, se enquadrar nas regras do mercado. Terminologia Para fazer o cálculo, os conceitos utilizados na área de custos são: Custos Fixos: todos os gastos que não variam em função dos volumes produzidos; Custos Variáveis: gastos que variam proporcionalmente aos volumes produzidos. Custos Diretos: gastos que podem ser apropriados diretamente ao produto ou ao serviço. Custos Indiretos: gastos que, para serem incorporados aos produtos ou aos serviços, utilizam um critério de rateio, também são chamados de despesas (por não terem ligação direta com a produção). Como a empresa de serviços não pratica atos do comércio, isto é, não compra nem vende mercadorias, e muito menos pratica operações caracterizadas como industriais, esse cálculo se torna prioridade. E quando o preço dos serviços inclui o material a ser gasto, mesmo assim, podemos dizer que o prestador de serviço não está vendendo o material, este é, apenas, o custo dos serviços prestados. Para facilitar o entendimento da apuração do preço de venda na prestação de serviços, vamos considerar que a empresa é uma lavagem de automóveis, e está efetuando um serviço de lavagem completa, enceramento e polimento, e que o serviço será executado em 08 horas.
Wed Apr 12 18:40:00 BRT 2023
Veja como organizar o controle de contas a pagar da sua empresa
Como esse método vai me ajudar? Pagar as contas do fim do mês, não é uma tarefa nada fácil. Mas existem formas que podem ajudar você, a facilitar esse trabalho. Uma delas, é o Controle de Contas a Pagar, um método financeiro, onde são registrados todos os pagamentos de uma empresa, ajudando a manter a lucratividade. Para muitos empreendedores, principalmente no caso de quem viu o negócio crescer rapidamente e ainda não tem bastante experiência com a parte financeira, o controle de contas a pagar representa um gargalo na administração empresarial. Mas, é necessário ter em mente que esse também é um ponto que vai fazer toda a diferença e é indispensável para a saúde do seu negócio. É preciso lembrar também que o problema não é o surgimento de dívidas, sendo comum em qualquer negócio e na maioria das vezes acontece, seja em empresas grandes ou pequenas. O problema real é não saber como gerenciar as dívidas e deixar que elas se tornem uma bola de neve. Contrair dívidas como empréstimos é algo bastante comum, mas os juros devem ser controlados. É preciso ter em mente que esse valor deve ser utilizado para multiplicar as suas finanças e não puxar o seu negócio ladeira abaixo. Segundo o Administrar On-line, empresa que disponibiliza dicas de gestão financeira por profissionais do ramo, fazer estes cálculos evita gastos sem necessidade, como pagamento de juros, multas e outras despesas. Você deve colocar na sua planilha os gastos que vão acontecer futuramente e que já estão agendadas, e até mesmo as imprevisíveis, mas que você imagina que podem ocorrer, afinal de contas nunca se sabe quando você vai precisar de uma ajudinha extra. O controle de contas a pagar possibilita a identificação dos seguintes elementos: Monitoramento de todas as obrigações a pagar: É necessário fazer um levantamento de todas as contas que você precisa pagar mensalmente. Não dá para deixar para o mês seguinte esse tipo de dívida, pois essa prática pode resultar em um acúmulo difícil de controlar. Prioridade aos pagamentos, na hipótese de dificuldade financeira: Se são tempos difíceis para a sua empresa, não dá para ficar gastando com coisas que estão além das despesas necessárias, o supérfluo pode sair caro e resultar em mais dívidas. Não permita a perda de prazo, para conseguir descontos: Quem não gosta de desconto não é mesmo? É bom ficar sempre atento para não perder esse tipo de benefício. Pagar as contas em dia é sempre a melhor opção! Não permita a perda de prazo, de forma que implique no pagamento de multa e juros: Nesse caso, a situação só fica ainda pior, por isso, fique sempre atento as datas de pagamento das contas. Forneça informações para elaboração do fluxo de caixa: Um bom gerenciamento da empresa não se limita apenas aos cuidados com os custos da Receita. É muito importante monitorar a entrada e saída de dinheiro e construir uma base de informações, que podem ajudar a prever e se antecipar em situações de risco. Conciliação com os saldos contábeis: A conciliação é uma forma de acompanhamento mensal, semestral ou anual que registra todos os valores creditados ou debitados da planilha contábil da empresa. Com os relatórios é possível fazer comparações e obter melhores resultados financeiros. Um relatório de empréstimo com a atualização de juros é um exemplo de demonstrativo para conciliação com os saldos contábeis.