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Diferente de uma MEI, a microempresa (ME) é um pequeno negócio com poucas pessoas (menos de 10) e que faz girar uma pequena quantidade de capital. Por conta disso, há muitas dúvidas de como formalizar uma microempresa ou pequena empresa.

Quanto você pretende faturar com seu negócio?

• De 0 a R $ 81 mil/ano - Microempreendedor individual (MEI)
• De R$ 81.001 até R$ 360 mil/ano -  Microempresa (ME)
• De R $360.001 até R $4.800.000 ao ano - Empresa de Pequeno Porte

7 passos de como legalizar ou formalizar uma microempresa

Passo 1: Definir o nome e a categoria empresarial

A definição do nome (fantasia) ou marca é o primeiro passo para registrar e formalizar uma microempresa. Isso serve para dar visibilidade aos produtos e serviços que você vai oferecer. Muitas vezes, o nome de registro não precisa ser o mesmo nome divulgado. 

Antes de formalizar uma microempresa, você deve definir o nome dela, por isso, é importante realizar a pesquisa no Instituto Nacional de Propriedade Industrial - INPI para saber se o nome escolhido já é utilizado por outra empresa. Nesse mesmo site, é possível realizar o registro da marca.

Na sequência, é ideal saber em qual categoria empresarial você se encaixa. Veja alguns exemplos:

• Empresário Individual: o nome da microempresa é formado pelo nome completo do titular. Aqui, a pessoa física é a titular do empreendimento, cujos patrimônios coincidem com seus bens pessoais. O empreendedor/empresário responde por eventuais dívidas da empresa de forma ilimitada. É obrigatório ter um contador.

• Sociedade Limitada Unipessoal (SLU): toda empresa que era Eireli passou a ser SLU em 2021. Nessa categoria não é necessário ter sócios, além do patrimônio pessoal ficar separado do patrimônio empresarial. A diferença principal entre a SLU e a Eireli, atualmente inexistente, é a não exigência de valor mínimo para o Capital Social, se tornando mais acessível.

• Sociedade Limitada: como o próprio nome indica, essa categoria remete à atividade exercida, seguido pela sigla LTDA. Nesta categoria, dois ou mais sócios contribuem para a formação do capital social e a divisão de cotas é proporcional à colaboração de cada um, o que dá parâmetros para a responsabilidade legal dos sócios.

Passo 2: Definição dos sócios

Antes de decidir os sócios e formalizar uma microempresa, é importante conferir se eles já têm envolvimento com outras empresas, e ainda se existe alguma pendência legal que possa comprometer a parceria entre vocês.

Portanto, cheque na Receita Federal se há alterações no nome dos sócios e pendências no CPF de cada um. Vale lembrar que restrições financeiras não impedem o registro da empresa, porém podem dificultar a abertura de contas bancárias, por exemplo.

Há vários tipos de participação societária dentro de uma microempresa.

Confira:

• Sócio-cotista: não trabalha na empresa e não retira pró-labore, mas participa dos lucros e prejuízos e também responde pelos atos da pessoa jurídica.
• Sócio-administrador: desempenha funções na empresa, assina e responde legalmente por ela e recebe pró-labore. Caso nenhum sócio desempenhe esse papel, um terceiro (não sócio) deverá ser nomeado como administrador no contrato social

Nessa etapa também é importante se atentar a detalhes como:

• Funcionário público, em sua maioria, não pode ser sócio-administrador ou titular da empresa;
• Empresário individual não pode ter duas empresas individuais;
• Casais - o Novo Código Civil proíbe a sociedade entre pessoas casadas pelos regimes de Comunhão Universal de Bens ou Separação Obrigatória de Bens.

Passo 3: Defina o objeto social

O Objeto Social refere-se à atividade desenvolvida pela microempresa. Aqui vale saber como ela está organizada para atuar no mercado. Compõem o objeto social o nome dos sócios, endereço do negócio e atividades desenvolvidas.

Antes de alugar ou adquirir um imóvel comercial, é importante conferir se o Habite-se (autorização da Prefeitura para ocupação do imóvel) existe ou continua válido. Tudo para garantir que a atividade da microempresa possa funcionar no local.

Passo 4: Elabore o contrato social para formalizar uma microempresa

Basicamente, o Contrato Social é um documento que dita as normas de relacionamento entre as partes envolvidas na microempresa, ou seja, os sócios. É o documento indispensável na hora de legalizar e formalizar uma microempresa no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ. Com ele, a microempresa pode emitir notas fiscais e abrir uma conta de PJ numa instituição financeira, por exemplo. Se puder, peça ajuda a um advogado para a elaboração do documento.

Passo 5: Escolha o Regime Tributário

• Simples Nacional: Unifica em uma guia de pagamento até oito tributos. As alíquotas variam de 4% a 22,9% do faturamento bruto, dependendo do ramo de atuação. Só podem aderir ao Simples empreendimentos que faturam até R$3,6 milhões por ano.
• Lucro Real: A pessoa jurídica determina seu lucro a partir do balanço anual ou dos balancetes trimestrais. Se o cálculo resulta em prejuízo fiscal, não há imposto de renda a pagar. Para empreendimentos que operam com prejuízo ou margem mínima de lucro, este é um regime vantajoso. Porém, vale estender a análise e a simulação para outros tributos também devidos nesse regime.

• Estão automaticamente obrigadas a este regime as pessoas jurídicas:

  • a) cujas atividades sejam de bancos comerciais, bancos de investimentos, bancos de desenvolvimento, caixas econômicas, sociedades de crédito, financiamento e investimento, sociedades de crédito imobiliário, sociedades corretoras de títulos, valores mobiliários e câmbio, distribuidora de títulos e valores mobiliários, empresas de arrendamento mercantil, cooperativas de crédito, empresas de seguros privados e de capitalização e entidades de previdência privada aberta.
  • b) que tiverem lucros, rendimentos ou ganhos de capital oriundos do exterior.
  • Lucro Presumido: É uma forma de tributação simplificada para determinar a base de cálculo do imposto de renda e da Contribuição Social sobre o Lucro - CSLL. Leva em conta a receita bruta da microempresa para pressupor o lucro, que é fixado a partir de percentuais padrões para cada ramo de atuação.

  Para decidir um regime tributário para o seu negócio, recomendamos consultar um profissional da área de contabilidade para esclarecer suas dúvidas.

Passo 6 - Registro na Junta Comercial do Estado de Mato Grosso do Sul

Para abrir uma empresa, é necessário registrar na Junta Comercial o requerimento do empresário ou o contrato social. É possível realizar o procedimento através do site Portal de Serviços, disponibilizado pela JUCEMS, onde desde 2019, o registro empresarial de micro e pequenas empresas passou a ser feito 100% online. 

Para a realização dos procedimentos online você precisará:

• Ter acesso à internet;
• Um computador que suporte arquivo em PDF/A;
• Ter o Certificado Digital A3 (e-CPF), Token ou Cartão + leitora, para assinar o documento eletrônico. Certificado NEOID emitido pelo SERPRO, ainda não se encontra homologado para uso na Junta Comercial;
• Quem assina o documento eletrônico é sempre a pessoa física (e-CPF);
• Não é necessário anexar documentos pessoais;
• O registro digital pode ser feito por procuração devidamente registrada em cartório.

Tanto o registro quanto o CNPJ da empresa serão gerados automaticamente após análise e aprovação da Junta. Esse prazo pode demorar 48 horas. 

São 3 etapas no total:

• Viabilidade: pesquisa do nome, endereço e atividade;
• DBE: Documento Básico de Entrada, disponível no site da Receita Federal (www.receita.fazenda.gov.br);
• Módulo Integrador: sistema para integrar as informações da consulta de viabilidade, do Cadastro Sincronizado com a viabilidade e a DBE.

Após a realização dos passos acima, o processo deve ser impresso e entregue pessoalmente na JUCEMS.

Média de Custos para Abertura (de acordo com o site da JUCEMS)

• EMPRESÁRIO: inscrição, alteração e extinção = R$191
• SOCIEDADES EMPRESÁRIAS, EXCETO AS POR AÇÕES: contrato social, alteração contratual, ata de reunião de sócios, ata de assembleia de sócios, documento substitutivo da ata de reunião ou de assembleia de sócios, distrato social = R$378
• SOCIEDADE POR AÇÕES E EMPRESA PÚBLICA: ato constitutivo, ata de AGO, ata de AGE, ata de AGO/AGE, ato de assembleia geral de fusão, cisão, incorporação, transformação e liquidação, ata de assembleia de debenturistas, ata de assembléia especial, ata de reunião de conselho de administração, ata de reunião diretoria = R$694
• COOPERATIVA: ato constitutivo, ata de AGO, ata de AGE, ata de AGO/AGE, ato de reunião de conselho de administração, ata de reunião de diretoria = R$378
• FILIAL DE EMPRESA ESTRANGEIRA: abertura de filial autorizada a funcionar no país, modificações posteriores à autorização, nacionalização, cancelamento de autorização = R$378
• CONSÓRCIO E GRUPO DE SOCIEDADES: registro, alteração, cancelamento = R$694
• PROTEÇÃO AO NOME EMPRESARIAL: registro, alteração e cancelamento de proteção ao nome empresarial de empresário, empresa individual de responsabilidade limitada, sociedades empresárias e cooperativa em unidade da federação diferente daquela em que se localiza a sede = R$378

Cadastro em outros Órgãos

As inscrições no Cadastro de Contribuintes Mobiliários (CCM) e na Previdência Social são obrigatórias para todos os tipos de empresas, inclusive microempresas. 

Se sua empresa exercer atividade industrial, comercial ou serviço de transporte interestadual e intermunicipal ou de comunicação é necessário cadastrá-la na Secretaria Estadual da Fazenda. Todos os prestadores de demais serviços devem registrar-se na Secretaria Municipal de Finanças.

Por fim, faça o registro no Sindicato ou Associação da categoria e, quando for o caso, no Conselho de Classe.

Passo 7: Obtenha o Alvará de Licença de Funcionamento

O último passo para legalizar a microempresa é obter o alvará de funcionamento - um documento expedido pela prefeitura que autoriza o uso do local escolhido para fins comerciais. 

Em construções maiores e instalações de grande porte como clínicas e boates, é necessário ter parecer técnico oficial sobre condições de higiene, segurança e acessibilidade. 

Licença Ambiental

Qualquer empreendimento que exerça atividade potencialmente danosa ao meio ambiente precisa ter a Licença Ambiental. O mesmo vale para empresas instaladas em locais protegidos por Lei e que necessitem de perfuração de poço, estação de tratamento de água, esgoto ou abate de árvores. Ela é concedida por órgãos municipais ou estaduais. 

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