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Empreendedorismo | EMPRESAS AVANÇADAS

5 dicas úteis sobre o app Zoom que você tem que saber

Explore ao máximo as principais facilidades de uma das melhores e mais utilizadas ferramentas para reuniões à distância.

· 03/04/2020 · Atualizado em 02/02/2021

Já que o isolamento social é a saída mais segura para você se defender, proteger a sua família e manter a equipe de trabalho produtiva e distante da COVID-19, então é possível que estas dicas sejam úteis para você e sua empresa. 

O Zoom é um dos aplicativos de videoconferência para negócios mais populares nos Estados Unidos.   

O aplicativo é rico em funcionalidades e atende a diferentes necessidades, que vão desde pequenas reuniões pessoais, por meio do plano Básico gratuito, até a versão com recursos corporativos. A versão paga permite até 500 participantes, mais armazenamento ilimitado na nuvem, além de outras vantagens.

Organize e impressione nas suas primeiras ou próximas reuniões online. E vamos às dicas:

 

Dica 01 - Grave suas reuniões no HD do seu computador

A gravação das reuniões pode ser útil, principalmente quando se deseja revisitar aquela parte da conversa que foi mais complexa, ou lembrar de algum detalhe importante.

No Zoom, a gravação local está disponível para assinantes gratuitos e pagos. Você pode gravar o vídeo e áudio da reunião localmente no computador.

Para não sobrecarregar a memória de seu computador, suas gravações podem ser carregadas em um serviço de armazenamento de arquivos como Dropbox ou Google Drive.  Há a opção, também, de armazenamento em um serviço de streaming de sua preferência, o YouTube ou o Vímeo.

 

Dica 02 - Compartilhamento de tela simultâneo

O recurso "compartilhamento de tela”, do Zoom, pode potencializar a colaboração e o entrosamento entre os participantes durante as reuniões.

Um exemplo são atividades que objetivam um clima de descontração e de diminuir a tensão, que elevem a moral da equipe. O organizador pode pedir que cada um faça um desenho ou escreva "a frase do dia" em um editor de textos, e, em seguida, orientar que os participantes comparem entre si o que acabaram de fazer.

O recurso de compartilhamento permite que todos os participantes da reunião compartilhem, simultaneamente, suas respectivas telas e em tempo real. 

  

Dica 03 - Fique no controle se você é o anfitrião

O responsável pela organização de uma reunião, geralmente, acumula o importante papel de mediador. Tem de conter os ânimos, às vezes, e evitar conversas extensas, ou comentários que podem fazer os participantes perderem o foco e tornar uma reunião pouco produtiva. Se garantir isso já é difícil presencialmente, à distância não é diferente.

O app da Zoom oferece funcionalidades que te ajudam a manter o controle da situação e evitar problemas. São os chamados controles do host, o anfitrião. 

A cada reunião agendada é possível configurar antecipadamente as opções de controle de áudio, vídeo e compartilhamento de tela dos participantes.

Os participantes podem, é claro, alterar suas próprias preferências, mas é garantido ao host o conforto de saber que ele tem a capacidade de gerenciar algumas funcionalidades, como, por exemplo, ativar ou desativar o vídeo do participante.  

Silenciar o áudio de todos os participantes é outro controle dado ao host que pode ser útil. Um exemplo é quando um palestrante de um seminário online planeja fazer uma explanação, e prefere não ser interrompido durante parte do evento. Por outro lado, o recurso de "levantar a mão" é habilitado para os participantes, assim o host pode ficar sabendo se algum participante precisa de algo.

 

Dica 04 - Reuse o ID da reunião e evite retrabalhos

O ID da reunião é o número da reunião instantânea - aquela realizada na hora, sem reserva prévia -  ou agendada.  

Segundo o blog da Zoom, o ID da reunião pode ser um número de 9, 10 ou 11 dígitos. O número de 9 dígitos é usado para reuniões instantâneas, agendadas ou recorrentes. O ID de 10 ou 11 dígitos é usado para IDs de reuniões pessoais.  

Um ID de reunião instantânea expira quando a reunião instantânea termina. E um ID de reunião não recorrente (também conhecido como ID de reunião única) expirará 30 dias após a data agendada, se a reunião não for gravada.  

O bacana de tudo isso é que você pode reutilizar o mesmo ID da reunião num prazo de até 30 dias e, se o fizer, o ID irá se manter válido por mais 30 dias. Um ID de reunião recorrente tem um prazo de até 365 dias para ser utilizado.

Isso é bem útil, pois evita o retrabalho de sempre ter de criar um agendamento para reuniões que acontecem diariamente, semanalmente e assim por diante.

 

Dica 05 - Bate-papo e videoconferência, o melhor dos mundos em um único lugar

Imagine as principais facilidades do Whatsapp dentro de uma ferramenta de videoconferência?

Pois é, esse é o papel da função chamada "Encontrar e Bater Papo", disponível no Zoom. Nessa sessão, você pode adicionar os seus contatos ou importar seus contatos do telefone. Feito isso, você já pode enviar mensagens instantâneas para grupos temáticos ou privadamente para um contato específico.

E o bate-papo pode acontecer durante ou fora das reuniões. E, claro, aquelas imagens, arquivos ou prints de telas, que apareceram durante as reuniões ou bate-papo, podem ser compartilhadas facilmente em reuniões futuras.

 

Pra finalizar, vai um lembrete importante:

Se você já utiliza ou vai utilizar o plano Básico, o Zoom permite que todos os usuários realizem reuniões ilimitadas com até 100 participantes, tendo a duração máxima de até 40 minutos. Se isso já é o suficiente para você, é claro, com todas as funções acima listadas, fique despreocupado em atualizar o seu plano.

 

Escrito por Geraldo Magela Souza, colaborador do Sebrae Nacional.
Foto de Allie Smith no Unsplash.

 
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