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Nota Fiscal eletrônica: tudo o que você precisa saber

Como funciona e quais as vantagens da emissão virtual, exigida para diversas empresas de distintos portes e setores.

· 07/04/2016 · Atualizado em 04/07/2017

Com a implementação gradual, iniciada em 2010, tornou-se obrigatória para a maioria das empresas a emissão da Nota Fiscal eletrônica (NF-e), que substitui as notas tipo 1 e 1-A. O objetivo da Receita Federal é a modernização do procedimento, a diminuição de custos e o controle nos processos fiscais.

Apenas os empreendimentos que não se encaixam nas exigências de emissão de Nota Fiscal tipo 1 e A-1 estão desobrigados da adesão ao sistema digital, mas, ainda assim, eles podem optar voluntariamente pela NF-e, que substitui apenas as notas fiscais impressas dos modelos citados, havendo a previsão de estender isso a outras modalidades, inclusive os cupons fiscais.

Credenciamento

Para utilizar o sistema da NF-e, é necessário solicitar o credenciamento na Secretaria da Fazenda estadual ou do município em que a empresa está registrada.

O cadastro é efetuado de maneira setorizada por estado. Em caso de empreendimentos em mais de uma unidade federativa, é necessário fazê-lo em cada localidade.

A emissão da NF-e depende da adaptação do sistema de faturamento da empresa para o programa online. O software emissor NF-e está disponível gratuitamente para download no site do Sebrae São Paulo.

Depois de instalado na máquina do contribuinte, o programa permite a emissão da NF-e. Ele gera o arquivo digital, possibilita o gerenciamento e cancelamento das notas e também possui outras funções, como cadastros de clientes, produtos e transportadoras.

Emissão eletrônica

Confira a seguir as etapas de emissão da NF-e:

1. Pedido de compra ou pagamento de serviço.

2. Aceite do pedido e emissão da NF-e, com envio para Secretaria da Fazenda do estado ou município e Receita Federal.

3. Autenticação da transação.

4. Envio da NF-e via internet ao lojista ou prestador de serviço.

5. Mercadoria, acompanhada de um documento auxiliar da NF-e, é enviada ao lojista ou prestador de serviço.

6. Prestador de serviços emite NF-e ou lojista emite cupom fiscal para produto.

7. Secretaria da Fazenda do estado ou do município recebe os dados da transação e envia a autenticação.

8. Cliente recebe cupom fiscal, no caso de produtos comprados em loja física, ou enviada por e-mail, após pagamento nas transações virtuais.

9. Lojista emite relatórios fiscais de fechamento de caixa.

Vantagens

São vários os benefícios que a Nota Fiscal eletrônica proporciona a todos os envolvidos em uma transação comercial. A seguir, confira alguns deles.

Para os emitentes da NF-e (vendedores):

  • Redução de custos de impressão do documento fiscal.
  • Diminuição dos gastos de armazenagem de documentos fiscais.
  • Menor tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira.
  • Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GDE), com a facilitação das transações.
  • Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes.

Para as empresas destinatárias da NF-e (compradoras):

  • Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias.
  • Planejamento de logística de recepção de mercadorias.
  • Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GDE).
  • Redução de erros de escrituração devido à eliminação de erros de digitação de notas fiscais.

Para a sociedade:

  • Redução do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos.
  • Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias.
  • Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas.
  • Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados à NF-e.

Para os contabilistas:

  • Facilitação e simplificação da escrituração fiscal e contábil.
  • Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GDE).
  • Oportunidades de serviços e consultoria ligados à NF-e.

Para o Fisco:

  • Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal.
  • Melhoria no processo de controle fiscal, com intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos.
  • Redução de custos no processo de controle das notas capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito.
  • Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária.

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