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Softwares para gestão de processos são uma mão na roda para empresas da era da transformação digital. Digitalizar a operação permite reduzir erros, aumentar a capacidade de produção, ganhar eficiência e agilidade. E também são muito úteis ao automatizar e otimizar processos, aumentando a competitividade do negócio. 

Organizar o cotidiano da empresa faz com que muitas tarefas rotineiras deixem de ser encargos e se tornem dados para acompanhamento e tomada de decisões. O fluxo de trabalho sai ganhando e o negócio como um todo, também. Assim, gera valor interno na empresa e externo para o mercado.  

Principais benefícios de digitalizar a operação: 

• produtividade; 
• simplificação; 
• agilidade;
• eficiência; 
• visibilidade de processos; 
• aumento da receita; 
• cultura interna; 
• redução de custos; 
• melhora da experiência dos clientes; 
• tomada de decisões; 
• previsão de riscos. 

Como implementar 

O passo a passo da gestão de processos prevê 5 etapas para tornar a operação digitalizada. 

1. Análise: identificar os processos e indicar quais podem ser melhorados. 
2. Modelagem: desenhar o projeto, para criar uma documentação do processo digital de ponta a ponta. 
3. Implementação: definir onde a digitalização de processos quer chegar e começar a trilhar o caminho. 
4. Monitoramento: coleta de métricas relevantes e análise de resultados, percalços e desempenho. 
5. Otimização: continuar melhorando o processo conforme resultados e mudanças externas ao negócio. 

Na prática, os 5 passos que você, empreendedor, deve dar seguem abaixo. 

1. Mapeie os processos atuais que acontecem na sua empresa. 
2. Identifique profissionais envolvidos e descreva suas responsabilidades. 
3. Faça a modelagem dos seus processos internos. 
4. Teste o projeto de digitalização de processos. 
5. Monitore constantemente.

Softwares gratuitos

Trello: construído com base no método Kanban, é fácil de ser utilizado através da organização de listas de projetos e tarefas, cartões com descrições, checklists, colaboradores envolvidos no projeto, entre outros recursos. Por apresentar uma interface simples e intuitiva, bem como pelo fato de ser gratuito, uma vez que funciona no modelo freemium, é muito popular para organizar o gerenciamento de projetos e tarefas a serem cumpridas por cada equipe ou membro de equipe. 

Asana: também baseado no método Kanban, é um pouco mais rígido e indicado para empresas que têm um fluxo de trabalho bem definido; apresenta uma interface simples e fácil de ser usada, com mais funcionalidades do que o Trello.  

Google Analytics: focado no controle de investimentos e ações realizados nas plataformas do Google, permite acompanhar e avaliar as métricas de resultado das suas ações no ambiente digital, totalizando visitas, ilustrando caminhos e interações realizadas no seu site. 

Heflo BPM: baseado em modelagem BPMN, é fácil de usar e os fluxogramas podem ser diagramados e personalizados com formatos e cores específicos. Permite definir os processos, delegar responsabilidades, criar formulários com prazos e padronizar as operações. 

RunRun.it: voltado a organizar equipes de áreas diferentes dentro da empresa e em desempenho, permite acompanhar o tempo gasto em cada tarefa designada, aumentando a produtividade ao apresentar estimativas reais de entrega e reduzir as chances de um projeto atrasar. 

Digitalizar a operação é nada mais do que automatizar processos, aumentando a eficiência, reduzindo custos e otimizando habilidades. A empresa 4.0 utiliza softwares de gestão de processos com naturalidade, como ferramenta integrante do negócio.

Saiba mais:

Organize os processos da sua empresa e atinja as suas metas 

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