Com as medidas de isolamento recomendadas para evitar o avanço da Pandemia de Covid-19, uma das soluções encontradas por algumas empresas foi dar continuidade a sua operação através de home office, ou seja, o trabalho de casa de forma remota. Para implantar essa solução é preciso organização e estratégia para com isso conseguir manter o fluxo dos processos e não prejudicar as entregas ou a qualidade do serviço final.
Para as Micro e Pequenas Empresas (MPEs) que podem dar continuidade ao seu trabalho de forma remota estamos oferecendo essa orientação de boas práticas para esse momento emergencial.
Esperamos contribuir para que seu negócio possa ter o mínimo de prejuízos durante essa fase.
Naturalmente as empresas que antes da crise já trabalhavam de forma remota com suas equipes não tiveram tantas dificuldades nesse critério ao se deparar com a situação da Pandemia. Outras empresas também já exercitavam esse hábito seja trabalhando alguns dias por mês, ou alguns dias na semana, ou mesmo em viagens de negócios. Com a disponibilização de diversas ferramentas, muitas inclusive gratuitas e o crescente surgimento de equipamentos que permitem uma mobilidade cada vez maior várias empresas já tiveram a oportunidade de lidar de alguma forma com o trabalho remoto.
Se as pessoas que fazem parte da sua equipe já possuem uma mentalidade mais digital a adaptação deverá ser menos complexa. Se não será um exercício mais desafiador, mas nada que seja impossível de fazer. O mais importante é iniciar e exercitar. Veja abaixo algumas das vantagens de trabalhar de casa:
Diminuição de vários custos tais como: energia, água, manutenção da infraestrutura, manutenção predial, etc;
As pessoas da empresa terão a oportunidade de ficar mais proximidade da família;
Otimização do tempo com deslocamento;
Redução do estresse e dos custos com o trânsito;
Possibilidade de uma alimentação mais saudável;
Desenvolvimento da habilidade de autogerenciamento.
Essas são algumas das vantagens e temos certeza de que você conseguirá visualizar muitas outras. Essa fase também é um momento de aprendizado onde vamos ter a oportunidade de exercitar o trabalho remoto, aprender a ser mais digitais e usar mais as ferramentas digitais para aumentar nossa produtividade. Essa crise vai passar e vamos perceber que é possível sim trabalhar de forma remota com qualidade.
PREPARANDO O AMBIENTE
Primeiro de tudo é importante que você tenha um ambiente que propicie o trabalho home office. Garanta que as pessoas da sua equipe tenham um bom ambiente de trabalho. Parece óbvio, mas é muito importante certificar-se de que todos os funcionários tenham condições físicas de trabalho em casa e que contam com itens básicos como computador, internet e outros materiais de escritórios indispensáveis para a realização das tarefas diárias.
Uma dica é que o lugar escolhido não seja o mesmo lugar que você dorme. Prefira um lugar com poucas distrações. Se possível prefira um lugar próximo ao seu roteador de internet para que o sinal de internet tenha maior qualidade, quanto mais próximo do ponto do roteador melhor a conexão.
Procure se comportar exatamente como se comportaria no seu escritório. Então procure se vestir de uma maneira formal que é mais adequada para o trabalho. É importante ter cuidado com a imagem da empresa e a imagem que você quer passar. Esteja sempre bem apresentável na hora das reuniões. Como irão acontecer várias reuniões online ao longo do dia prepare o ambiente que irá ficar visível na transmissão. Se possível fique contra um fundo branco. Algumas ferramentas de transmissão tem a opção de embaçar o fundo deixando apenas você visível, use essa opção caso não tenha como viabilizar de outra forma.
Deixe a água e o cafezinho sempre disponível para evitar idas a todo momento na geladeira. Organize sua agenda e adote um horário de trabalho: tenha horários definidos para se alimentar, para relaxar e para encerrar a jornada. Deixe seus horários de trabalho disponíveis para todos da equipe. Assim eles saberão quando entrar em contato com você. Cuidado para não passar do ponto e ser consumido pelo trabalho até altas horas. Comece o seu dia perguntando “O que eu não posso deixar de fazer hoje?”. Tenha foco nas tarefas. Termine cada uma das tarefas antes de passar para a próxima.
As ferramentas podem ajudar, mas também podem atrapalhar bastante. Tente deixar as redes sociais todas no mudo, desative as notificações, e oriente sua equipe a fazer o mesmo. Tome cuidados com a distração. Dê dicas de produtividade para sua equipe para garanti que o ritmo não diminua.
Em determinadas atividades o cliente requer certa privacidade em seu atendimento como consultas médicas, de coaching, dentre outras. Fique atento a esse aspecto e agende esse tipo de atendimento em um horário onde você tenha a menor quantidade possível de distrações, se possível em uma sala fechada.
CONCILIANDO FAMÍLIA E TRABALHO
Fazer o trabalho e ter a família no mesmo ambiente pode trazer alguns desafios. A melhor coisa a se fazer é primeiro ter uma conversa com sua família e explicar sobre a necessidade de ter que trabalhar em casa. E que mesmo estando em casa você não estará disponível. Explique que não poderá ter muitas interrupções pois isso irá atrapalhar o rendimento do seu trabalho. Combine com seus filhos que você terá o momento de trabalhar e que terá o momento de brincar com eles. Tente convencê-los a esperar o momento de brincar para ficar com você.
É importante também ter uma conversa com as pessoas com quem vai se relacionar durante o dia nas reuniões online. Seja clientes ou colaboradores, explique que pode haver momentos em que o cachorro vai latir, que seu filho poderá aparecer durante a transmissão devido a necessidade especial da condição de trabalho remoto. Acordando isso com as pessoas todos ficam cientes e não haverá maiores problemas.
Rio Grande do Sul 
