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A digitalização de processos é uma prática cada vez mais comum em empresas de todos os tamanhos e segmentos. Com a crescente importância da tecnologia no mundo dos negócios, várias ferramentas se tornaram essenciais. Mas como exatamente a digitalização impacta os resultados das companhias?

Em geral, a partir dela, torna-se possível automatizar tarefas que, antes, eram realizadas manualmente, o que reduz o tempo necessário para a execução de atividades, aumenta a eficiência dos processos e diminui os custos operacionais. Além disso, a digitalização facilita a análise de dados em tempo real.

No entanto, como realmente a digitalização de processos pode contribuir para o sucesso do seu negócio no curto, no médio e no longo prazo? Continue a leitura para entender exatamente o que é esse conceito, quais são os seus benefícios e o que fazer para garantir que tudo funcione perfeitamente!

O que é a digitalização de processos?

A digitalização de processos é, em termos simples, a adoção de tecnologias, ferramentas, sistemas e soluções que ajudam a modernizar e a automatizar muitas das atividades e das funções dentro de uma companhia. Assim, a partir do uso de inovações, passa a ser viável ganhar em eficiência, produtividade e precisão.

Além disso, ela pode ajudar a melhorar a segurança da empresa. Afinal, com o emprego desses recursos, é possível, por exemplo, dispor de uma proteção maior dos dados sensíveis do negócio — e dos seus clientes, parceiros ou fornecedores — e reduzir o risco de fraudes e de vazamentos.

O fato é que, independentemente do segmento de atuação, é importante entender que os processos digitalizados têm um grande impacto nos resultados do negócio. Na prática, inclusive, os reflexos envolvem desde a melhoria da eficiência até a redução de custos operacionais e o aumento das vendas e da satisfação do cliente final.

Então, quais são os impactos da digitalização de processos em um negócio?

Você já entendeu que a digitalização de processos é essencial, porém, quais realmente são os ganhos reais para o seu negócio? Separamos algumas das vantagens que mais podem modificar a realidade da sua empresa. Confira!

Elevação da produtividade

Um estudo da consultoria McKinsey & Company mostrou que empresas que adotaram a digitalização de processos aumentaram a sua produtividade em até 30%. Isso representa um grande impacto nos resultados gerais da companhia.

Além disso, o levantamento apontou que a digitalização de processos pode levar a uma redução de até 90% no tempo necessário para a execução de tarefas repetitivas. Na prática, então, há uma elevação da eficiência dos processos, e os colaboradores podem se concentrar em tarefas mais importantes e estratégicas.

Aumento da eficiência

A digitalização e a inovação de processos podem aumentar a eficiência das operações empresariais. A automação torna possível reduzir o tempo exigido para completar tarefas, eliminando a necessidade de intervenção humana em processos repetitivos e demorados.

De forma geral, isso significa que as equipes podem concluir mais atividades em menos tempo, reduzindo os prazos de entrega e melhorando a satisfação do cliente. Como complemento, vale citar que um estudo da PwC mostrou que a automação de processos pode melhorar a eficiência em até 80%.

Redução de custos operacionais

A digitalização de processos também pode reduzir os custos operacionais das empresas. O mesmo estudo da McKinsey já mencionado revela que essa transformação tem o potencial de diminuir as despesas relativas ao processamento de dados em até 90%, os gastos de manutenção de impressoras em até 30% e os custos de gerenciamento de documentos em até 40%.

Além disso, a automação, no dia a dia, pode eliminar tarefas manuais e repetitivas, impactando positivamente o tempo e os gastos necessários para completá-las. Como dito, isso significa que os profissionais podem se concentrar em atribuições mais importantes e de maior valor agregado para o futuro do negócio.

Melhoria da experiência do cliente

A digitalização também pode melhorar significativamente a experiência do cliente. Afinal, a automação dos processos cotidianos reduz o tempo necessário para atender às demandas do público, aprimorando a velocidade e a qualidade do serviço prestado.

Além disso, essa transformação viabiliza a personalização das soluções oferecidas, permitindo que as empresas supram melhor as necessidades específicas dos consumidores. Nesse sentido, um estudo da Accenture apontou que a customização pode aumentar a receita em até 10%.

Ainda nesse contexto, o mesmo levantamento feito pela PwC já mencionado também revelou que negócios que investem em tecnologias digitais para melhorar a experiência do cliente têm um crescimento de receita 2,2 vezes maior do que empresas que não o fazem.

Aumento da segurança das informações

A mesma pesquisa da Accenture também apontou que a digitalização de processos pode ajudar a melhorar a segurança da empresa em até 50%. Isso ocorre porque essa atividade permite a implementação de controles de acesso mais rigorosos, bem como a identificação e a prevenção de atividades suspeitas.

Como implementar a digitalização de processos na sua empresa?

Diante do que vimos, na prática, o que realmente deve ser feito no momento de implementar e mensurar os reflexos das novas tecnologias dentro da sua organização? É fundamental destacar que o foco inicial deve ser voltado para a comunicação e para a gestão interna, assegurando que os primeiros beneficiados pelas mudanças sejam os profissionais.

A seguir, saiba o que fazer em cada etapa!

Comunicação

Qualquer processo de transição passa diretamente pela comunicação. Portanto, uma prioridade deve ser otimizar a troca de informações entre a sua equipe. Sempre levando a transparência em consideração, o objetivo é incentivar o contato direto e sem ruídos por toda a empresa.

Nesse caso, o ideal é buscar soluções que também contribuam para o diálogo entre os próprios colaboradores. Somente dessa maneira, a companhia poderá evoluir, com cada profissional ajudando o outro a melhorar o seu trabalho.

Por outro lado, sem o diálogo, o que acontece é a simples repetição das funções, tirando a motivação e a felicidade dos colaboradores. Ou seja, a implementação da tecnologia para otimizar a comunicação também vai colaborar para a criação de um ambiente inspirador e motivacional.

Gestão de tempo

A produtividade é outro assunto relevante dentro de qualquer companhia. Quando falamos em People Management, realizar a gestão de tempo dos colaboradores é fundamental. No entanto, isso não significa olhar continuamente para o relógio na intenção de saber quantas horas cada profissional ficou em sua estação de trabalho.

O objetivo é fazer com que cada minuto de trabalho se torne mais produtivo. Mais importante ainda, inclusive, é engajar os colaboradores nessa causa. Com a aplicação de alguns conceitos, como autogestão, o próprio profissional consegue identificar quais são os desafios e as responsabilidades enfrentadas em suas funções.

Com essa autonomia e com a possibilidade de acompanhamento, ele se torna o responsável direto pelo seu desempenho no trabalho e passa a gerir o seu tempo com mais precisão.

Capacitação

Por mais positivos que sejam o desempenho da equipe e os resultados, sempre existem possibilidades de melhora. Entretanto, identificar quais são as necessidades dos colaboradores e/ou os métodos mais eficientes não é tão simples.

Conseguir acompanhar o desempenho de cada profissional vai fornecer insights valiosos para contribuir para o desenvolvimento de todo o quadro de pessoal. Para o gestor, portanto, é importante ter a visão geral de toda a operação, mas também da performance individual de cada trabalhador.

Dessa forma, fica mais fácil avaliar quais são as melhores estratégias para conseguir, por exemplo, um aumento na produtividade. Na prática, utilizar a tecnologia para capacitar a sua equipe também faz parte da transformação digital.

Clima organizacional

A transformação digital ainda pode contribuir para a criação de um clima organizacional mais saudável para todos os colaboradores. Nesse sentido, é necessário ter acesso a informações e dados que indiquem, por exemplo, o nível de satisfação de cada profissional. Acredite: saber como cada um se sente pode se tornar uma forma de se aproximar ainda mais da sua equipe.

Consequentemente, isso colabora para a manutenção de um ambiente que incentiva a meritocracia e o reconhecimento. Desse modo, o profissional se sente valorizado pela empresa e, sem dúvidas, vai se dedicar cada vez mais para conseguir gerar melhores resultados.

Trabalho em equipe

A tecnologia também precisa ser planejada para contribuir para o trabalho em equipe. A colaboração mútua permite o crescimento do time como um todo. Cada um — com o seu conhecimento — gera uma troca de ideias, agilizando e aumentando a exatidão das soluções encontradas.

Utilizar ferramentas para estimular a colaboração também pode ser um diferencial. Como consequência dos itens anteriores, os próprios profissionais saberão identificar as suas necessidades — por exemplo, o momento de buscar ajuda. Isso tudo porque a cultura é voltada para a colaboração, e não para a competição.

Nesse cenário, o gestor se torna responsável por fornecer os recursos para que todos estejam focados em um mesmo objetivo, com diálogo e transparência para se desenvolverem.

Como vimos, em um contexto em que qualquer detalhe pode fazer uma enorme diferença para o sucesso do seu negócio, a digitalização de processos é essencial não só para que os resultados apareçam no curto prazo, mas também para a própria sustentabilidade da sua companhia.

Agora que você já tirou todas as suas dúvidas sobre o que é a digitalização de processos e acerca da importância de investir nesse conceito, o que acha de contar com quem entende do assunto? Conheça as soluções do Sebrae-PE e descubra como o seu negócio pode se transformar digitalmente!