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Organização | ESTOQUE
Inventário de estoque: como aplicar no seu negócio?

Ter o controle do estoque auxilia na gestão do negócio, da decisão de compras até a definição de meta de vendas, e só é possível se você realizar o inventário d

· 29/10/2020 · Atualizado em 29/10/2020

Gerenciar o estoque de forma adequada é essencial para ter sucesso no negócio. Você realiza uma série de investimentos para armazenar produtos ou matéria-prima, e há um retorno que se deseja obter desses itens. 

Porém, se não houver um gerenciamento correto, muitas perdas podem acontecer, e não será possível acompanhar adequadamente as reposições a serem feitas. O inventário de estoque é uma estratégia muito positiva para ter o controle apropriado dos recursos da empresa.

Preparamos este conteúdo especial com diversas informações sobre o inventário de estoque. Continue acompanhando para aprender mais sobre o assunto!

O que é inventário de estoque?

O inventário é um processo de contagem de mercadorias, no qual você faz uma listagem completa com todos os itens armazenados no estoque. Nesse procedimento, é possível ter conhecimento do que falta, do que está em excesso e do que pode ter passado da validade.

É possível, também, haver o inventário do estoque de matéria-prima, a qual vai ser transformada para gerar o produto final. O importante é realizar o processo de forma cuidadosa, detalhada e periódica, para evitar erros. Falhas na prática geram grandes desperdícios de dinheiro e até divergências nas informações fornecidas para a fiscalização, tendo probabilidade de gerar problemas futuros.

Para que serve o inventário de estoque?

O inventário de estoque tem um papel muito relevante para o negócio. Ele ajuda a verificar se há algum erro, ou até mesmo extravios. Com a ferramenta, tem como verificar se o controle está correto. 

A medida ajuda na redução de perdas, em um atendimento mais preciso, pois você vai saber quando algum item está em falta ou disponível. Logo, evita prometer algo ao cliente que não tem como cumprir. A estratégia também contribui na transparência da empresa, na confiabilidade da informação que circula no negócio e entre a empresa e a fiscalização. Lembramos de que o fisco exige a prestação de contas, incluindo os itens em estoque. Falhas nesse procedimento acarretam multas e danos para a imagem do negócio.

Outra questão importante é que o inventário ajuda na análise estratégica. Com ele, você vê o que sai mais, os produtos que precisa comprar em menor quantidade e no que é melhor realizar mais investimentos. Assim, é possível tomar decisões mais precisas, baseadas em dados estruturados e sistematizados. Você também organiza promoções para girar produtos que estavam parados, o que melhora o rendimento.

Quais são os tipos de inventário de estoque?

No inventário de estoque rotativo, os itens são contados a cada intervalo de tempo predefinido. A escolha do período depende do tipo de produto. Por exemplo, um inventário de itens escolares pode ser feito de forma mais espaçada que um de itens alimentares perecíveis, como queijo e leite.

O inventário de estoque periódico é realizado no final de um período definido. Um exemplo são as contagens em lojas de roupas, feitas no final de cada estação. O objetivo do processo é criar demonstrativos financeiros e fazer os ajustes necessários nas listagens.

Já o inventário de estoque permanente é feito de forma contínua, por vias automatizadas. Basicamente, a cada movimentação realizada, o próprio sistema atualiza o inventário no mesmo momento.

Como fazer o inventário de estoque?

Há vários passos importantes para fazer um inventário de estoque com sucesso. Oferecemos algumas dicas a seguir. Acompanhe!

Escolha a data adequada

Para fazer um inventário de estoque, é obrigatório parar as atividades na empresa. É impossível fazer a contagem estando em operação, já que novas atualizações são geradas constantemente. Isso significa que é preciso escolher o dia certo, para evitar prejuízos. Feriados e finais de semana são boas alternativas para a tarefa, por exemplo. O investimento nas horas extras de colaboradores gera um retorno positivo, já que o sistema fica bem organizado e os demonstrativos financeiros ficam corretos.

Separe e organize as mercadorias

Para o processo ficar mais fácil e avançar com agilidade, você tem chance de fazer uso das classificações. Separe os produtos de acordo com características semelhantes e organize os artigos de forma que fique mais fácil identificá-los. Utilize caixas, prateleiras e lembre-se de separar artigos fora de uso, que não devem mais ser comprados.

Faça um detalhamento das características dos produtos

Os detalhamentos ajudam a achar o produto com facilidade e identificar se vão ser adquiridos outros itens similares ou com variações. O objetivo é tornar o procedimento mais simples e claro. É possível colocar informações como peso, medida, cor, voltagem, valor e tipo.

Defina a periodicidade do inventário de estoque

Destacamos o quanto é importante evitar que os intervalos entre cada inventário sejam grandes, pois a demora aumenta a propensão para erros. A periodicidade vai depender de como acontece o giro de estoque. Quanto maior for a movimentação, menor será o tempo entre uma contagem e outra.

Revise a contagem

Erros humanos acontecem, e é fundamental evitá-los. Porém, um simples esquecimento ou uma falha no lançamento de um dado geram divergência, o que gera problemas na prestação de contas da empresa. 

Para evitar esse cenário desfavorável, as revisões são indispensáveis. Ao checar se as informações coletadas e catalogadas estão corretas, você evita equívocos e minimiza as chances de ocorrências de problemas ao relatar resultados para as autoridades fiscais.

Conte com o apoio da tecnologia

Um sistema de código de barras é uma boa possibilidade para agilizar processos na contabilização dos artigos. Outras alternativas interessantes são o uso dos tablets ou dispositivos móveis para o lançamento dos dados diretos na planilha ou no sistema. É melhor do que realizar o procedimento à mão e no papel, que é mais demorado e exige uma etapa adicional de trabalho para lançamento de dados no sistema, aumentando as chances de erros.

Outra possibilidade interessante é contar com o apoio de um software de gestão. Soluções informatizadas e tecnologias permitem ganhar agilidade, qualidade e precisão no processo de contagem. As tecnologias também são positivas no gerenciamento da presença digital do negócio.

Como o inventário de estoque pode ser aplicado nos diversos segmentos? 

Para quem trabalha com alimentos, ou seja, produtos perecíveis, é possível adotar dinâmicas distintas para os negócios. A proposta do método “Primeiro que Entra, Primeiro que Sai” (PEPS) é evitar as perdas e que os artigos passem da data de validade. Isso é especialmente importante em itens como congelados e laticínios nos supermercados, empresas do ramo alimentício e padarias.

Isso significa, também, que esses artigos devem ficar próximos da saída do estoque, para serem movimentados mais rapidamente. Há uma adaptação dessa metodologia, o Primeiro que Vence, Primeiro que Sai (PVPS), na qual o artigo que é vendido é aquele que tem a data de validade mais próxima.

A curva ABC é outra metodologia mais complexa de gestão de estoque, que leva a análises muito interessantes. O objetivo é classificar os produtos em termos de lucratividade, giro e faturamento.

O Grupo A é de itens que apresentam esses três fatores, sendo os principais produtos da empresa. O Grupo B envolve artigos que apresentam grande giro, trazendo ampla margem de lucro. O Grupo C é de mercadorias que apresentam menos procura, mas que são necessárias no estoque. É ótimo utilizar esse método em negócios diversos, como de roupas, marcenaria e produtos alimentícios.

O Just in Time é uma modalidade de gestão em que você mantém um estoque enxuto, com o mínimo necessário. Para isso, é preciso ter fornecedores bastante confiáveis e um controle de estoque rigoroso. Nesse tipo de gerenciamento, a empresa produz mais sob demanda, mantendo a quantidade mínima de produtos com ela.

O “Último que Entra, Primeiro que Sai” (UEPS) não pode ser usado em empresas de perecíveis e de alimento. É uma gestão baseada em girar principalmente os últimos artigos que chegaram. 

No método do Custo Médio, a empresa calcula a média entre os valores dos produtos que chegaram e os preços dos artigos que já estavam no estoque, divididos pela quantidade total de itens. Os números alcançados são fundamentais para o cálculo de preço de venda e do Imposto de Renda.

A gestão de estoque é um processo muito importante para o negócio, que contribui para que as informações estejam organizadas e para a gestão estratégica das atividades. Com esse procedimento, você garante mais qualidade e precisão nas decisões.

Ao invés das escolhas incertas, você tem a oportunidade de decidir com base em dados precisos, pois vai ser possível saber qual mercadoria gira mais, os itens mais rentáveis e aqueles produtos que não podem faltar, mas que devem estar em menor volume no seu negócio.

O inventário também contribui para uma prestação de contas correta. O estoque é dinheiro investido, que está parado, aguardando pela movimentação. Conhecer bem essa área ajuda em uma gestão financeira de sucesso.

Há diversas modalidades de gerenciamento de estoque, que foram citadas ao longo deste artigo. Destacamos o quanto é imprescindível considerar as especificidades da empresa para escolher o método mais adequado. Quem lida com papelaria, por exemplo, não tem as mesmas preocupações do comerciante de artigos alimentícios.

Já quem vende roupas deve ter cuidado nas mudanças de estações, quando a moda se modifica de acordo com o clima para as necessidades da temporada. Com um inventário de estoque efetivo e o apoio das tecnologias adequadas, você ganha agilidade, efetividade e produtividade nos processos.

Gostou de aprender sobre o inventários de estoque? Aproveite e curta a página do Sebrae PE no Facebook!


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