GESTÃO TRABALHISTA

Saiba como formalizar a admissão e registro de empregado

O que você precisa fazer para registrar uma admissão de um novo empregado na sua empresa.

  • Documentos necessários

Todo empregado ao ser admitido necessariamente deve passar por uma rotina pela empresa. Essa rotina visa atender as normas legais existentes, bem como as normas internas da empresa, propiciando ao novo empregado segurança ao ingressar na empresa.

Para que a admissão do empregado seja formalizada, o empregador deverá solicitar ao trabalhador a apresentação de alguns documentos que terão como finalidade, além da sua identificação, possibilitar o correto desempenho das obrigações trabalhistas, não só em relação ao próprio trabalhador, mas também nas relações da empresa com a fiscalização do Ministério do Trabalho e Emprego – MTE.

Documentos necessários
  • Procedimentos internos

  •  Ficha de Solicitação de Emprego ou Currículo: tal documento não é de caráter obrigatório, porém extremamente útil, servindo como declaração das veracidades das informações dadas pelo empregado, sendo importante que esteja assinada;

  •  Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS: deverá ser solicitada ao empregado para realização das anotações devidas e devolvida no prazo de 48 horas através de protocolo de recebimento e devolução da CTPS;

  •  Certidão de Casamento e de Nascimento dos filhos: Cópia dos documentos que servirão para a verificação de dados, concessão do salário-família e abatimento dos dependentes para efeito do Imposto de Renda;

  •  Cópia da Carteira de Vacinação dos filhos menores de 7 anos;

  •  Atestado Médico Admissional: Na admissão é requisito imprescindível e deve ser feito por conta do empregador, uma vez que através dele se verifica a capacidade física ou mental do empregado, conforme dispõe o art. 168, I, da CLT.

  •  Comprovante de escolaridade: Cópia do Atestado de escolaridade e ou capacitação;

  •  Comprovante de endereço residencial atualizado (xerox);

  •  Outros documentos (Xerox): Cédula de Identidade, CPF, Título de Eleitor, Certificado de Reservista, Cartão PIS (Programa de Integração Social);

  •  Foto 3x4 (para identificação no livro de registro de empregado)

Procedimentos internos
  • Documentos necessários
  • Obrigação do Empregado

Procedimentos internos para registro do empregado: 

  • Registrar na Carteira de Trabalho o vínculo empregatício anotando as seguintes informações: Dados do empregador, cargo, admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver;

  • Preencher a Ficha ou Livro Registro de Empregado com os dados do empregado é uma exigência legal imposta ao empregador (Artigos 41 a 48 da CLT).

  • Devolver ao empregado a sua CTPS em 48 horas via protocolo de entrega;

  • Elaborar o Contrato Individual de Trabalho estabeleça um contrato de trabalho por escrito com seu empregado contendo expressamente: a data de início do contrato, a jornada de trabalho, horário de trabalho com intervalo para almoço ou jantar, o valor do salário, entre outras condições essenciais do contrato de emprego. Paralelamente a assinatura da CTPS é preciso assinar o contrato de trabalho. A empresa pode adotar o contrato de experiência, para saber qual será a aderência do empregado às suas funções. Mas atenção às regras: prazo máximo de 90 dias, sendo vedado dividir o contrato em mais de uma prorrogação. Ex: 30 + 60 = 90 dias, 60 + 30 = 90 dias, 45 + 45 = 90 dias.

  • Elaboração de Acordo de Prorrogação e Compensação de horas.

  • Preencher a ficha de salário-família: Documento utilizado para preenchimento do pagamento de salário família, a qual acompanha a certidão de nascimento e carteira de vacinação, deve ser preenchida sempre que o empregado tiver dependente menor de 14 (quatorze) anos de idade ou nos casos específicos determinados pela previdência social. Para os filhos até 6 anos de idade o empregado deverá apresentar no mês de novembro o atestado de vacinação ou documento equivalente e para os filhos a partir de 7 anos de idade, comprovante de frequência escolar nos meses de maio e novembro. No caso de menor inválido que não frequenta a escola por motivo de invalidez, deve ser apresentado atestado médico que confirme este fato.

  • Preencher o Termo Responsabilidade de Salário Família: É parte integrante da ficha de salário família, servindo como declaração de responsabilidade pelas informações fornecidas pelo empregado.

  • Preencher a Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte: É utilizada sempre que o empregado possuir dependentes para imposto de renda, devendo ser também assinada pelo cônjuge.

  • Preencher o Termo de Opção do Vale Transporte: É previsão legal que o empregador deva conceder meios de transporte para que o empregado possa se descolar da residência ao local de trabalho e vice-versa, dessa forma instituiu-se o vale transporte, o qual será concedido mediante uma declaração do empregado mencionando qual o tipo e quantidade de condução que usa diariamente. Pode o empregado também declarar que não precisa do vale transporte por usar outros meios para o deslocamento.

  • Solicitar o cadastramento logo após a admissão, em qualquer agência da CAIXA. Para isso, basta ter em mãos o formulário de cadastramento (DCN) do novo funcionário ainda não cadastrado no PIS, que deverá ser preenchido em duas vias e entregue à CAIXA.

Nota: as novas CTPS já estão sendo emitidas com o número do PIS, basta validar junto à caixa.

 Observação: Toda documentação deve ser assinada pelo Empregador e pelo empregado, entregar uma via ao empregado.

Obrigação do Empregado
  • Procedimentos internos

Realização do Exame (Obrigação do Empregado)

O empregado deve submeter-se ao exame médico admissional e entregar ao empregador ou ao departamento encarregado os documentos exigidos para a efetiva admissão.

Observação: Os custos pela realização dos exames e de responsabilidade do empregador.

Retenção dos Documentos - Proibição

Não é permitida a retenção de qualquer documento de identificação pessoal, mesmo que apresentado por xerocópia autenticada, inclusive de comprovante de quitação com o serviço militar, título de eleitor, CTPS, registro de nascimento, certidão de casamento, comprovante de naturalização e carteira de identidade de estrangeiro.

Informações adicionais

Após a realização dos procedimentos de registro do vinculo empregatício do empregado, a empresa deverá comunicar ao Ministério do Trabalho e Emprego através do CAGED as admissões, demissões e transferências ocorridas no decorrer do mês, até o dia 7 (sete) do mês subsequente, por meio do formulário (CAGED), é um procedimento de caráter obrigatório.

 

Por Eusvaldo Pimentel - Analista do Sebrae no Amapá

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