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"O que devo fazer para manter a produtividade em tempos difíceis?" — essa é uma questão compartilhada por muitos empreendedores. Afinal, o mercado não é estável, frequentemente trazendo desafios para muitos negócios.

Às vezes, você enfrenta um longo período de vendas abaixo da média, perde um dos seus principais fornecedores, lida com o aumento de concorrentes, passa por dificuldades para contratar novos colaboradores ou se vê diante de algo ainda mais sério: precisa fechar o estabelecimento por um tempo indeterminado por conta de uma pandemia.

Situações como essas fazem com que as pessoas sofram mudanças no humor, no comportamento e na disposição, levando-as a um cansaço mental e físico que não só prejudica a produtividade, mas também torna mais lenta e custosa a recuperação do empreendimento. Por essa razão, reunimos algumas dicas que vão ser úteis para manter o seu engajamento com o trabalho, além, é claro, de estimular uma nova postura profissional frente aos problemas que surgem. Continue a leitura e fique por dentro!

Defina metas diárias de trabalho

Comece definindo metas diárias de trabalho. Isso vai ajudar você de duas formas. A primeira é quanto à organização do seu cotidiano. Você saberá de antemão quais compromissos tem e quais atividades precisa resolver ao longo da próxima jornada laboral, conseguindo, assim, delegar tarefas para outros colaboradores e gerenciar melhor o trabalho da equipe.

A segunda, por sua vez, envolve auxiliá-lo a identificar problemas internos que precisam ser resolvidos ou questões externas do negócio que ficaram pendentes de uma solução, categorizando-os por nível de prioridade, necessidade e custo-benefício. Isso permite que essas coisas não se acumulem e virem uma bola de neve. Resumindo: quanto mais planejamento há, mais produtividade e eficiência você alcança.

Descubra qual é o seu horário mais produtivo

Muitas pessoas têm um período do dia no qual se sentem mais produtivas — o que está diretamente relacionado ao relógio biológico e à rotina de sono delas. Para algumas, é logo cedo; para outras, é à tarde e um terceiro grupo fica com mais energia à noite.

Por isso, é importante que você se autoavalie, levando em conta o seu cotidiano e os seus horários de trabalho (que podem ser no formato comercial, em turnos ou sob demanda), para identificar em qual categoria você está. A partir daí, você pode ajustar total ou parcialmente o seu cronograma de afazeres — em especial, daqueles com mais prioridade — para essa parte do dia e desfrutar desse "gás extra".

Adapte o seu local de trabalho

Uma terceira dica é analisar o seu local de atuação. Isso porque, sem que você se dê conta, ele pode acumular distrações ou pior ainda: ser um ambiente desconfortável — aspectos que, inevitavelmente, servem para aumentar o estresse, a irritabilidade e o desgaste mental e físico. Por exemplo:

• a sua sala na empresa pode não ter um bom isolamento acústico. Como resultado, qualquer ruído externo entra no espaço e acaba tirando a sua concentração;
• o seu trabalho é feito em casa, no formato home office, mas é constantemente atrapalhado pelo telefone do lar, pelo barulho dos outros moradores, pela agitação dos animais de estimação, pelo funcionamento dos aparelhos eletrônicos no cômodo etc.

Portanto, é importante identificar os problemas no entorno e pensar em formas de adaptá-lo tanto para corrigir essas falhas quanto para melhorá-lo conforme as suas necessidades.

Utilize ferramentas para gerenciar os seus horários

Organizar e otimizar os seus horários também é uma boa ideia. Afinal, não adianta adotar metas diárias de trabalho se você não controla o tempo gasto em cada uma delas, podendo, muitas vezes, passar horas em apenas uma única atividade — o que, inevitavelmente, o levará a atrasar e a acumular as demais obrigações.

Para isso, uma boa solução é utilizar ferramentas que gerenciam o tempo, como o Trello, o Evernote e o Toggl Track. Elas permitem que você liste as suas tarefas do dia, compartilhe projetos com os funcionários da empresa e programe um prazo para finalizar os seus afazeres.

Além disso, esses recursos fornecem relatórios sobre atividades que tiveram mais refações, extrapolaram o prazo determinado ou até mesmo foram pausadas/interrompidas excessivamente. Com essas informações, fica mais fácil entender a sua forma de trabalhar.

Reserve um tempo predeterminado para os e-mails e para o WhatsApp

No século XXI, a comunicação está cada vez mais dependente dos recursos tecnológicos. Ao resolver questões da sua empresa, você, certamente, já notou como o contato com clientes, fornecedores, serviços terceirizados e afins é feito principalmente por meio do WhatsApp e do e-mail. A questão é que, como diz o ditado, essa é uma "faca de dois gumes".

Por um lado, há praticidade, rapidez e redução de custos, que são pontos inegáveis. Porém, por outro, há o consumo cada vez maior do seu tempo. Portanto, para quem está enfrentando uma produtividade oscilante, isso é um problema. Além de distraí-lo, eles fazem com que você deixe de lado os seus afazeres.

Portanto, em vez de acessar o e-mail e o WhatsApp várias vezes ao longo do dia, comece a reservar a primeira ou a última hora do seu horário de trabalho para checá-los, conferir as novas mensagens e responder a uma ou a outra pessoa. O resto do dia deve ser focado exclusivamente nas suas atividades.

Reorganize as suas reuniões semanais

Você é do tipo que gosta de se reunir com a sua equipe, seja por videochamada, seja presencialmente, para alinhar os mais diferentes tipos de assuntos, como projetos, ideias de inovação, problemas internos etc.? Pois saiba que é possível que essas reuniões estejam contribuindo para a sua baixa produtividade em tempos difíceis.

A razão por trás é simples: você deixa de trabalhar para se envolver nessas conferências e, muitas vezes, tem que remediar problemas ou atritos que não eram necessários, acabando por ter a sua energia drenada com temas desgastantes ou estressantes. Daí, quando você se dá conta, já é tarde demais. A sua performance no trabalho cai ainda mais, o seu estresse aumenta e há até o risco de se desenvolver algum problema psicológico ou emocional.

Por essa razão, comece a verificar a quantidade de encontros que acontecem por semana e a duração deles para, com essa informação, começar não só a reduzi-los, mas também a organizar o tempo destinado a esses momentos. A sua agenda agradece!

Evite se envolver com mais coisas do que consegue

Um dos fatores que aumentam a dificuldade de produtividade em tempos difíceis se dá quando o empreendedor precisa enxugar a equipe, desligando um ou mais funcionários, e toma para si a obrigação de assumir mais afazeres e envolver-se em mais atividades da empresa. A questão é que se sobrecarregar não vai resolver o momento de crise e muito menos pôr fim aos problemas que o seu negócio pode estar enfrentando. Isso só vai desgastá-lo e levá-lo a um estado de fadiga extrema (chamado de síndrome de burnout).

Por esse motivo, converse com os seus colaboradores e organizem um novo padrão de trabalho em busca de uma otimização na delegação de tarefas.

Aprenda a lidar com urgências

Outra dica para melhorar a produtividade em tempos difíceis é aprender a lidar com as urgências que aparecem. Isto é, aqueles contratempos que precisam de uma intervenção rápida para não afetarem a saúde financeira do seu negócio.

Em vez de passá-los "na frente" de tudo e de todos, movido pela preocupação e pelo temor de possíveis impactos no seu empreendimento, procure se acalmar. Não vale a pena parar tudo que se está fazendo para se concentrar só nisso. Tomar essa atitude só vai acumular trabalho, atrapalhar o seu planejamento semanal e deixá-lo ainda menos produtivo.

O ideal é que você, primeiramente, faça uma avaliação do problema, vendo o prazo que tem, se é preciso se responsabilizar diretamente ou se é viável repassar a questão para um subordinado, a possibilidade de reduzir despesas, como o setor de mercado em que você atua está reagindo e quais as perspectivas do segmento para dali em diante. Só a partir daí é uma boa ideia agir.

Fique atento às autocobranças

Por último, fique atento às autocobranças. Muitos empreendedores colocam a si mesmos numa posição em que devem cumprir fielmente as metas desejadas, como expandir o negócio sem parar, superar obstáculos rapidamente, reinventar-se a cada novo desafio e virar referência no mercado do dia para a noite.

Esses são objetivos muitas vezes surreais e que colocam uma pressão massiva sobre os seus ombros — o que só se agrava em tempos de crise, por exemplo. Com isso, você entra em um ciclo sem fim de ser perfeccionista e de não se permitir errar, algo que desgasta a sua saúde mental e a relação com a sua empresa.

Portanto, aprenda a avaliar as suas ações não apenas por indicadores de performance ou por resultados inalcançáveis, mas de acordo com a realidade da sua atuação profissional. Afinal, cada contexto requer estratégias e posicionamentos de mercado diferentes.

Como explicado durante o texto, manter a produtividade em tempos difíceis é uma tarefa que exige não só mudanças de hábitos e a adoção de técnicas de gestão de tempo e de recursos, mas também assumir uma postura mais resiliente e, acima de tudo, mais consciente acerca dos seus limites diante da situação.

É fundamental lembrar que você não deve focar exclusivamente produzir, esquecendo todo o resto. Além de cada um ter o próprio tempo e um ritmo particular, é importante ter em mente que a vida é feita de equilíbrio e as pessoas também precisam do ócio para descansar corpo e mente e voltar com energia para o trabalho. Portanto, não abra mão do seu tempo livre.

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