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Mon Jan 10 15:13:05 BRT 2022
Planejamento | FERRAMENTAS DE PLANEJAMENTO
Quer saber como utilizar o Asana para planejamento? Confira!

A facilidade de uso do Asana faz dele uma das ferramentas de gerenciamento de projetos perfeita para quem precisa fazer o planejamento estratégico.

· 10/01/2022 · Atualizado em 10/01/2022
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Você sabe como utilizar o Asana para planejamento? De fato, essa é uma ferramenta bem completa para a gestão de projetos. Como, na rotina empresarial, nem sempre é possível estar à frente de tudo que acontece, em algum momento, você provavelmente vai precisar de auxílio e plataformas como o Asana podem ser extremamente úteis para quem procura maneiras de tornar o seu planejamento mais fácil.

Afinal, para garantir uma produtividade maior na execução de um projeto ou no alcance de um objetivo, é preciso encontrar meios de organizar e, ao mesmo tempo, de manter um fluxo de comunicação com todos os envolvidos. Esse combo é a garantia de foco e de qualidade nos resultados e é aí que ferramentas como o Asana entram. Mas, afinal, como utilizá-lo?

Neste texto, vamos mostrar para você como usar o Asana para melhorar o seu negócio. Confira!

O que é a ferramenta Asana?

A ferramenta Asana é uma plataforma online colaborativa de gestão de projetos. Ou seja, trata-se de uma espécie de agenda de próximas ações em que é possível organizar o que fazer e também atribuir medidas a serem tomadas por outras pessoas.

Basicamente, é uma versão online de um quadro branco com tarefas, horários e — se você estiver trabalhando em equipe — com os membros do projeto. Ela foi construída especificamente para auxiliar no trabalho em conjunto de forma mais eficaz, canalizando todas as tarefas em um só lugar.

Como funciona?

O Asana funciona como um grande painel de controle para tarefas com colaboração integrada, mensagens instantâneas e atualizações de status. No centro de sua base, estão as listas. 

Entre as funcionalidades, é possível citar a possibilidade de acessar diferentes visualizações, podendo organizá-las por quadros, calendários ou cronogramas. Também é viável separar cada ação de acordo com o estágio do projeto, além de definir o fluxo de trabalho e a agenda, determinar prioridades e acompanhar o andamento de metas. 

A ferramenta disponibiliza acesso aos seus recursos de acordo com quatro planos de assinatura: Basic, Premium, Business e Enterprise.

Basic 

É o plano gratuito da plataforma e é, geralmente, o primeiro contato que o usuário terá com a ferramenta. Ele oferece as seguintes vantagens:

  • ausência de limites para o número de tarefas, de projetos, de mensagens, de registros de atividades ou de armazenamento de arquivos;
  • panorama de projetos;
  • acesso para até 15 membros da equipe;
  • visualizações em lista, quadro ou calendário;
  • possibilidade de definir os responsáveis pelas tarefas e o prazo para a conclusão;
  • acesso para iOS e Android.

Premium

No Premium, o usuário faz uma assinatura anual no valor de US$ 10,99 ao mês, ou mensal, por US$ 13,49. Ele acessa as mesmas funcionalidades do plano Basic, porém, com algumas vantagens especialmente para quem precisa planejar ou desenvolver projetos. As novidades são:

  • relatórios de desempenho;
  • pesquisa avançada;
  • possibilidade de privar os projetos e as equipes;
  • personalização de campos;
  • cronograma, formulários, painéis e marcos;
  • datas e horários, entre outras.

Business

Custando entre US$ 24,99 — para a assinatura anual — e US$ 30,49 — para a mensal, esse é o plano intermediário. Ele é ideal para aqueles que trabalham com diversos projetos, já que proporciona as seguintes funcionalidades:

  • criação de portfólio e de metas;
  • possibilidade de aprovar projetos ou tarefas;
  • anotações;
  • personalização e ramificação de formulários;
  • bloqueio de campos;
  • criação de regras;
  • integrações com Tableau, Salesforce, Power BI e Adobe Creative Cloud, entre outras.

Enterprise

Por fim, o último plano é o mais personalizado, tanto que o valor deve ser consultado diretamente com o suporte da plataforma. O Enterprise é indicado para empresas que necessitam de mais controle e assistência. Ele tem todas as funcionalidades dos outros planos, mas ainda oferece:

  • bloqueio de integração;
  • gerenciamento de arquivos anexados;
  • exclusão e adição de membros;
  • manutenção de dados;
  • SAML etc.

Por que usar a ferramenta Asana?

Primeiramente, pela sua interface — é uma plataforma bastante intuitiva e feita para que qualquer um consiga gerenciar os seus projetos. Além disso, ela apresenta algumas vantagens que podem ser fundamentais para quem precisa monitorar uma equipe, seja de grande porte, seja de pequeno porte. A seguir, elencamos alguns benefícios dos quais você pode desfrutar. Continue a leitura das próximas linhas!

Trabalhe de qualquer lugar

Por funcionar como uma plataforma online, o Asana proporciona o monitoramento do progresso dos projetos de qualquer lugar aos membros da equipe. Eles poderão tanto acessá-lo do computador quanto de dispositivos móveis e até realizar alterações.

Além disso, há um sistema de envio e de recebimento de mensagens: a caixa de entrada. Ali, os membros podem submeter as suas questões e responder de forma centralizada. A funcionalidade ainda pode ser integrada a outras ferramentas, como Slack, Gmail e Zoom.

Flexibilize a organização

O painel de controle do Asana pode ser configurado de muitas formas diferentes — isso, para quem é focado no visual, é uma ótima opção para distinguir os projetos. Inclusive, funciona muito bem para defini-los conforme a categoria de trabalho.

Com a possibilidade de trabalhar em blocos e de poder arrastá-los e soltá-los, é fácil adicionar colunas a cada tipo de seção. Por exemplo, você pode inserir uma para definir a tarefa, outra com a lista dos responsáveis, mais uma para os objetivos e assim por diante. Em cada projeto, é permitido fazer uma configuração diferente. 

Trabalhe com as metodologias ágeis

Duas das metodologias que mais se adequam ao Asana são o Kanban, já que possibilita a visualização por quadros, e o uso dos Sprints, uma etapa importante na metodologia Scrum. Essas duas estratégias de gestão são ideais para monitorar e para finalizar tarefas, auxiliando a manter o foco nos resultados.

Melhore os seus fluxos de trabalho

Uma das grandes vantagens do Asana é proporcionar uma visão completa do que está acontecendo durante a implementação de um projeto. Nesse momento, a gestão de fluxos de trabalho precisa ser totalmente livre de qualquer tipo de ruído, principalmente na comunicação. 

Com o dashboard bastante intuitivo e focado no visual, é possível ter uma visão clara dos objetivos e das tarefas em andamento, além de um espaço para a comunicação em tempo real.

Como é possível utilizar a ferramenta Asana?

O Asana tem uma interface muito simples e que é fácil de usar tanto para uma pessoa quanto para grandes equipes que precisam atuar de forma colaborativa em projetos. Para utilizá-lo, é necessário fazer um cadastro gratuito na plataforma.

Se você tiver uma conta no Google, poderá acessá-lo gratuitamente por um mês. Depois desse período, terá que escolher entre os quatro planos já mencionados. A seguir, vamos entender como é possível trabalhar com o Asana.

Na página inicial

Na página inicial, você se deparará com as categorias “tarefas com data de conclusão próxima” e “projetos recentes”. Ao clicar no menu do lado esquerdo, poderá acessar todas as tarefas, a caixa de entrada, os portfólios e as metas, além de favoritos e de relatórios.

Na criação de um projeto

Ao clicar em "novo projeto", você terá à sua disposição uma série de opções para configurar o seu dashboard. Será possível inserir um nome e definir o tipo de visualização, as tarefas, quais pessoas estão participando, as metas, os objetivos e também a prioridade. O Asana ainda fornece uma série de possibilidades para personalizar os seus projetos, desde a mudança das cores até a inserção de ícones.

Na rotina do setor de marketing

O Asana é uma ótima ferramenta para ajudar no planejamento e na estruturação de campanhas de marketing. Além disso, funciona muito bem para definir as responsabilidades e os objetivos.

Como é possível monitorar as tarefas, a equipe tem uma visão detalhada de cada passo, além de automatizar as ações e os prazos e até compartilhar uma série de arquivos e de formulários. Também é viável aprovar tarefas e projetos, o que dá uma grande autonomia para a gestão do time.

Nas vendas

A ferramenta garante o desenvolvimento de modelos de projeto. Para a estratégia de funil, essa é uma ótima forma de trabalhar as etapas e automatizar determinadas ações.

A gestão pode criar respostas padronizadas e relacioná-las a determinado membro da equipe. Dessa forma, ele não perderá tempo para responder ao cliente. Como é possível monitorar cada pessoa do time e definir metas e objetivos para ela, a gestão consegue gerar um maior engajamento nos colaboradores.

Na criação de produtos

Para o lançamento de produtos e no planejamento de ações de divulgação, o Asana é uma ferramenta muito útil. Com a sua definição de tarefas personalizável, é possível determinar os roteiros dos produtos e organizar as prioridades para o período.

O melhor é que não há a necessidade de as informações ficarem apenas com a equipe. O Asana tem um suporte para o compartilhamento com muitas pessoas, de forma que toda a empresa possa saber o que está acontecendo.

No planejamento estratégico

O planejamento estratégico consiste em definir qual é a melhor direção para atingir determinado objetivo. Nesse sentido, o Asana é uma ferramenta adequada, principalmente, para visualizar e conseguir acompanhar o progresso dos projetos e dos propósitos.

Ele dispõe de uma série de funcionalidades, como a definição de metas e a possibilidade de estabelecer quem será o responsável por cada tarefa, além de disponibilizar diversos modelos já configurados que facilitam a execução de processos. Por exemplo, as tarefas podem ser organizadas de acordo com o seu nível de urgência, com prioridades atribuídas. As mais elevadas se deslocam para a parte superior da lista, ajudando a equipe a saber automaticamente qual é a próxima ação.

Independentemente de você ter uma empresa ou de ser apenas uma pessoa, utilizar o Asana para planejamento pode ser fundamental para gerenciar melhor o seu trabalho. No contexto organizacional, inclusive, ele permitirá que você consiga utilizar melhor o tempo e o esforço da sua equipe. Imensamente conveniente e eficiente, o Asana é uma das ferramentas online fundamentais para manter as suas tarefas organizadas.

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