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Mon Jan 10 15:47:47 BRT 2022
Planejamento | PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Qual é a importância do monitoramento do planejamento?

Entenda como o monitoramento de planejamento permite ao negócio avançar nos trilhos e corrigir desvios de rota

· 10/01/2022 · Atualizado em 10/01/2022
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O planejamento estratégico é uma ferramenta indispensável para orientar o negócio e proporcionar condições para crescimento, fortalecimento da marca e prosperidade. Ele define um caminho a ser percorrido durante a jornada da empresa. Porém, ele somente não é suficiente. Variáveis internas e externas estão em constante mutação. É preciso verificar também se as práticas estão em conformidade com o que foi predefinido e se os resultados estão de acordo com o desejado. Para isso, utilizamos o monitoramento do planejamento.

Essa ferramenta gera importantes análises e intervenções para o processo de trabalho, contribuindo para uma maior compreensão dos fatores, contextos e resultados. Este artigo vai explicar melhor o monitoramento do planejamento. Veja mais a seguir!

O que é o monitoramento do planejamento?

O monitoramento do planejamento é o esforço de avaliar o processo e os resultados. Ele possibilita identificar falhas, para fazer as correções necessárias, alinhar o fluxo de processos aos resultados e aos objetivos preestabelecidos no planejamento estratégico. Esse processo contribui para o alcance de objetivos e permite corrigir equívocos ou dedicar mais atenção a pontos sensíveis.

Destacamos que o monitoramento de planejamento envolve procedimentos específicos, como vamos explicar a seguir. Veja!

Coleta e gestão de informações de desempenho

As informações de desempenho são os indicadores que sinalizam os resultados alcançados. As medidas devem ter sido previstas no planejamento, para que a coleta seja realizada desde o início das ações e você tenha um controle maior de variáveis. Com isso, há a possibilidade de tornar mais nítida a influência de ações específicas sobre determinado resultado falho.

Disseminação dessas informações coletadas

As informações de desempenho devem ser compartilhadas com os colaboradores. Contar com a cooperação da equipe na identificação de potenciais dificuldades, equívocos ou problemas que geraram resultados insatisfatórios torna o processo de monitoramento de planejamento mais fácil. Além disso, essa prática contribui também no ganho de eficiência e eficácia na implementação de medidas corretivas.

Avaliação de medições e indicadores

A avaliação crítica das medições e dos indicadores é a fase em que os dados são trabalhados e comparados, com o objetivo de identificar a conformidade dos processos e resultados com as expectativas. Dessa forma, o processo é crucial para a realização das correções necessárias.

Identificação de tendências, para promover melhorias

A identificação de tendências tem o objetivo de avaliar se determinado resultado foi apenas um desvio gerado por uma circunstância específica ou se ele decorre de alguma falha operacional ou humana no fluxo de trabalho. Assim, é possível tomar atitudes para alinhar os novos processos ao que foi preestabelecido no planejamento estratégico.

Para que o monitoramento do planejamento serve?

O monitoramento de planejamento serve para avaliar os resultados e verificar se eles estão de acordo com os objetivos. Se há algum desvio, o monitoramento permite estabelecer medidas de ajuste e correção, ou redefinição, em caso de alguma alteração de contexto.

Qual é a importância do monitoramento do planejamento? 

O monitoramento do planejamento gera várias contribuições para a empresa. Acompanhe adiante, para saber qual é a importância dele!

Avaliação do desempenho e saúde do fluxo de processos e do desenvolvimento do negócio

O monitoramento permite verificar como está a saúde do negócio e a adequação das ações práticas ao que foi estabelecido no planejamento estratégico. Afinal, não basta fazer um planejamento de boa qualidade e eficiente. É preciso criar formas de operacionalizá-lo e de verificar se as iniciativas estão gerando os resultados planejados e avançando em direção à meta. 

Assim, o monitoramento possibilita ajustar a rota em caso de desvios e também identificar oportunidades que podem surgir pelo caminho. Dessa forma, ele deve ser realizado com regularidade.

Identificação de pontos de atenção por meio dos indicadores

Pode acontecer que alguma situação saia do controle, ou haja algum imprevisto, com a improvisação de uma solução que não estava no planejamento. Outro problema possível é o encadeamento de processos de forma completamente diferente do que foi definido no planejamento, devido à falta de consulta ao documento.

Questões como essas geram muitos pontos sensíveis, que precisam de um controle mais rigoroso. Eles são identificados, principalmente, na fase de monitoramento, que é a ocasião em que a equipe pára e observa a trajetória até o momento.

Recomendação de ações para ajustar o desempenho e alinhá-lo à meta

Os pontos de atenção precisam ser tratados de acordo com as iniciativas adequadas. Porém, nem sempre as ações estão dentro do planejamento estratégico. Às vezes, pode aparecer uma questão externa que demanda mudar a orientação de diversas práticas. 

A escolha das medidas certas para ajustar o desempenho depende do que é coletado e extraído dos dados no monitoramento. Só assim é possível recomendar as ações corretas para ajustar o desempenho e alinhá-lo aos objetivos.

Promoção da qualidade no fluxo de trabalho

Não basta escolher as ações certas, é preciso executá-las bem e garantir um produto ou serviço de alto padrão. Com o monitoramento, é possível assegurar qualidade para o fluxo de trabalho e para a eficácia das intervenções. Nesse contexto, a revisão inclui recursos como o checklist de conformidade com o que foi preestabelecido, a previsão de contingências a partir dos resultados visualizados e os ajustes necessários para acertar a rota.

Simplificação da coleta e análise de dados 

No monitoramento, avaliamos os resultados e comparamos com os parâmetros preestabelecidos, para ver se o planejamento está sendo cumprido. Porém, isso é realizado considerando também contingências externas, a situação do negócio e a atividade.

Às vezes, é preciso redefinir diversos pontos. Foi o caso, por exemplo, das empresas que tinham um planejamento estratégico em janeiro de 2020 e tiveram uma completa mudança de contexto após o início da pandemia e a crise. Foram necessárias diversas adaptações, como a busca por vendas digitais e marketplace.

Promoção do compliance no negócio

A conformidade com normas e padrões estabelecidos pelas autoridades governamentais é indispensável para o negócio avançar com prosperidade. A legislação se atualiza com constância. Por isso, é preciso ter atenção ao tema. 

O monitoramento possibilita avançar em compliance com as exigências estatais e os padrões definidos para o negócio. Dessa forma, é possível fazer os alinhamentos necessários e corrigir os desvios.

Como fazer o monitoramento do planejamento?

O monitoramento do planejamento envolve acompanhamento, revisão e ajustes. Confira, a seguir, várias dicas sobre como realizá-lo!

Faça uma coleta rigorosa de dados 

O planejamento estratégico deve contar com uma previsão de resultados em Indicadores-Chave de Desempenho, os KPIs. Esses indicadores orientam uma coleta de dados rigorosa e regular ao longo de todo o processo de trabalho e serão utilizados nas etapas de monitoramento, para comparar as metas com os resultados encontrados, também em forma de KPIs.

Utilize o Balanced Scorecard (BSC)

O Balanced Scorecard, traduzido como Indicadores Balanceados de Desempenho, foi desenvolvido por Kaplan e Norton, professores da Harvard Business School, em 1992. Ele pode ser utilizado em associação com os KPIs. O BSC objetiva colocar a atenção sobre as principais áreas que proporcionam longevidade para um negócio e permitem que a empresa funcione por meio do encaixe dos indicadores nessas áreas:

  • Perspectiva Financeira – são os indicadores relacionados a capital, dinheiro e investimentos;
  • Perspectiva dos Clientes – foca na relação com o cliente e na participação da organização no mercado;
  • Perspectiva dos Processos Internos – direcionamento para a qualidade dos processos internos (lembre-se de inserir, também, espaço para novos processos, caso necessário);
  • Perspectiva de Aprendizado e Crescimento – gestão de conhecimento, capacitação e experiência necessários para que a corporação alcance os objetivos.

Faça o monitoramento de planejamento de forma regular e periódica

O monitoramento do planejamento deve ser realizado com regularidade, para verificar se os resultados estão cumprindo os parâmetros e as definições do planejamento estratégico, ou se é preciso fazer algum ajuste.

Para isso, realiza-se a comparação das informações com parâmetros previamente estabelecidos. Ao sinal de qualquer desvio de rota, devem ser realizados ajustes. Conte também com o apoio da tecnologia e do digital nesse processo.

Use o Diagrama de Ishikawa

O Diagrama de Ishikawa, ou espinha de peixe, é uma ferramenta para analisar erros em um fluxo de processos, promovendo a identificação das reais causas do problema. É um esquema em que, no formato de uma espinha de peixe, se encaixam as seguintes informações: 

  • cabeça – é o erro, problema, resultado;
  • espinhas – são seis no total, cada uma correspondendo a um fator (método, mão de obra, material, meio ambiente, medida e máquina).

Essas variáveis são discutidas para identificar a causa-raiz do entrave. Em seguida, são avaliadas formas de colocar os processos de volta nos trilhos. Após as mudanças, é preciso verificar a eficiência das intervenções corretivas

O monitoramento de planejamento é uma ferramenta essencial para o sucesso das operações na empresa, na medida em que ele permite alinhar o fluxo de resultados e processos ao que foi predefinido no plano de negócios. Essa ferramenta proporciona condições para identificar e remediar lacunas e fazer as mudanças necessárias em casos de desvios da meta.

Lembre-se de verificar se as medidas preestabelecidas no planejamento ainda fazem sentido para o contexto de mercado atual ou se é preciso remodelar o negócio. Por isso, o monitoramento do planejamento deve ser realizado com regularidade e com cuidado para identificar pontos de melhoria ou fazer as mudanças necessárias para se adaptar às novas contingências.

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